Czy pracodawca może zwolnić pracownika za pomocą e-maila

Czy wypowiedzenie umowy o pracę przesłane pocztą elektroniczną może zostać uznane za skuteczne? W dobie cyfryzacji procesów kadrowych pytanie to pojawia się coraz częściej, jednak obowiązujące przepisy precyzyjnie określają wymogi formalne oświadczenia woli pracodawcy. Sam e‑mail nie spełnia jeszcze formy pisemnej, której wymaga Kodeks pracy — jest ona zachowana wyłącznie wtedy, gdy dokument zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika e-mailem

Zmiany w formie przekazywania dokumentów kadrowych – jak stosować nowe przepisy »

Pisemna forma wypowiedzenia

Pracodawca może zwolnić pracownika mailem pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim wypowiedzenie wysłane w taki sposób musi spełniać wymóg formy pisemnej. W innym przypadku będzie nieskuteczne.

Zgodnie z prawem pracy, wypowiedzenie umowy o pracę (zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę) musi mieć formę pisemną. Przepis ten wynika z art. 30 § 1 Kodeksu pracy, w którym czytamy „umowa o pracę może być rozwiązana m.in. przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia, a takie oświadczenie musi mieć formę pisemną”.

W praktyce oznacza to, że dokument wypowiedzenia musi być podpisany i dostarczony w sposób umożliwiający drugiej stronie zapoznanie się z jego treścią.

Czy e-mail jest formą pisemną

Sam e-mail, w postaci zwykłej wiadomości tekstowej, nie spełnia formalnego wymogu formy pisemnej dla wypowiedzenia umowy o pracę. Podstawową przeszkodą jest to, że zwykła wiadomość mailowa nie posiada podpisu odpowiadającego podpisowi odręcznemu, który jest wymagany przy oświadczeniach woli o rozwiązaniu umowy o pracę.

Wyjątek – kwalifikowany podpis elektroniczny

Art. 78¹ Kodeksu cywilnego określa dopuszczalność formy elektronicznej z podpisem kwalifikowanym jako równoważnej z formą pisemną.

E-mail, który zawiera wypowiedzenie może spełnić wymóg formy pisemnej, jeżeli dokument opatrzymy kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to tzw. bezpieczny podpis elektroniczny zgodny z ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Taki podpis jest równoważny podpisowi odręcznemu i pozwala na skuteczne złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej, w tym wypowiedzenia umowy o pracę.

Konsekwencje takiego naruszenia mogą obejmować:

• uznanie wypowiedzenia za nieważne,
• przywrócenie pracownika do pracy i/lub odszkodowanie, jeśli sąd uzna naruszenie formy za istotne.

Zgodnie z art. 264 Kodeksu pracy, pracownik ma 21 dni od doręczenia wypowiedzenia na wniesienie odwołania do sądu pracy.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX