Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 18

I. PRAWO PRACY

Kontrola czasu pracy telepracowników i pracowników świadczących pracę zdalną

Zarówno w przypadku pracy zdalnej, jak i telepracy pracownik może potwierdzać obecność w pracy w sposób uzgodniony z pracodawcą – np. e-mailem lub przez zalogowanie w systemie informatycznym. Kwestie związane ze sposobem monitorowania wykorzystania przez pracownika czasu pracy pracodawca może określić w regulaminie pracy zdalnej. W przypadku telepracownika sposób i formę kontroli wykonywania pracy strony mogą określić w odrębnej umowie.

Telepraca i praca zdalna to pojęcia często używane zamiennie. Jednak pomimo że obydwie te formy świadczenia pracy łączy fakt świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy, ich podstawę stanowią inne regulacje prawne.

Różnice między telepracą a pracą zdalną

Telepraca to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 675 Kodeksu pracy).

Kodeks pracy nie reguluje odrębnie czasu pracy osób wykonujących pracę w formie telepracy. Istota telepracy polega na jej elastyczności, ale to, jak daleko będzie ona posunięta, zależy od ustaleń między stronami, zapisanych albo w umowie o pracę, albo w innej umowie. Pracodawca i telepracownik mogą bowiem w odrębnej umowie określić zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy, a także sposób i formę kontroli wykonywania przez niego pracy (art. 6711 § 2 Kodeksu pracy).

Praca zdalna od dłuższego czasu jest jedną z form świadczenia pracy w wielu firmach. Do niedawna jednak przepisy prawa pracy nie definiowały pojęcia pracy zdalnej ani nie określały zasad jej wykonywania. Pojęcie to zostało wprowadzone ustawą o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa covidowa).

Ustawa ta umożliwia pracodawcy, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19, polecenie pracownikowi wykonywania, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania – pracy zdalnej (art. 3 ustawy covidowej).

Praca zdalna wprowadzona ustawą covidową nie stanowi telepracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Nie mogą być do niej stosowane przez analogię regulacje Kodeksu pracy dotyczące telepracy, w tym regulacje dotyczące kontroli telepracownika.

Przepisy nie regulują sposobu potwierdzania obecności w pracy zdalnej, przydzielania zadań pracownikowi, przekazywania rezultatów pracy czy też monitorowania wykorzystania przez pracowników czasu pracy i sprzętu służbowego. Kwestie te pracodawca powinien określić w regulaminie pracy zdalnej, a jeżeli nie zdecyduje się na jego wprowadzenie, w poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma też obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

Potwierdzanie obecności przez telepracownika i pracownika zdalnego

Zarówno praca zdalna, jak i telepraca nie zwalniają pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników i telepracowników. Dlatego ustalenie sposobu potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy ma istotne znaczenie. Wyjątkiem są przypadki, gdy pracownik świadczy pracę w systemie zadaniowego czasu pracy. Wtedy prowadzenie ewidencji czasu pracy jest bezprzedmiotowe (elementem kontroli pracy jest tylko sprawdzenie, czy wyznaczone zadania zostały wykonane w ustalonym terminie, odnotowanie nieobecności spowodowanych chorobą, zwolnień okolicznościowych, urlopów, szkoleń, delegacji służbowych itp.).

Świadczenie pracy zdalnej, bez zmiany systemu czasu pracy na zadaniowy albo bez wprowadzenia ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej, nie zwalnia z prowadzenia pełnej ewidencji czasu pracy.

Ze względu na specyfikę telepracy i pracy zdalnej nie będą mogły być stosowane sposoby potwierdzania obecności w pracy najczęściej stosowane w przypadku pracy w siedzibie pracodawcy (podpisanie listy obecności lub rejestracja w systemie rejestracji czasu pracy). Pracodawca powinien ustalić inne sposoby potwierdzania obecności przez pracowników świadczących pracę w ten sposób.

Może to być np.:

• wysłanie e-maila do przełożonego, potwierdzające rozpoczęcie pracy,
• zalogowanie się w określonym systemie teleinformatycznym lub na komunikatorze wykorzystywanym w kontaktach służbowych,
• zaznaczenie rozpoczęcia pracy w odpowiedniej aplikacji do zarządzania czasem pracy, która daje taką możliwość i w której zaznacza się następnie także zakończenie pracy.

Sposób potwierdzania obecności w pracy w trakcie świadczenia pracy zdalnej powinien wynikać z polecenia wykonywania pracy zdalnej lub z regulaminu pracy zdalnej, jeśli pracodawca zdecyduje się na jego wprowadzenie. W przypadku telepracy regulacje te mogą znaleźć się w odrębnej umowie zawartej z telepracownikiem.

Rozliczanie efektów pracy pracowników pracujących na odległość

Tak samo jak w przypadku pracy świadczonej w siedzibie pracodawcy, tak i w przypadku pracy świadczonej np. w domu pracownika pracodawca ma prawo żądać od pracownika informacji o postępach pracy i jej rezultatach.

W przypadku telepracownika sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika strony mogą określić w odrębnej umowie.

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy w domu telepracownika – za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość (art. 6714 Kodeksu pracy).

Wprowadzając pracę zdalną, pracodawca powinien określić swoje oczekiwania co do sposobu komunikowania się w trakcie jej wykonywania oraz przekazywania efektów wykonanej pracy lub informowania o jej postępach. Należy też pamiętać, że pracodawca nie ma prawa przeprowadzania kontroli wykonywania pracy w domu osoby wykonującej prace zdalnie.

Kontrola pełnego wykorzystania czasu pracy obejmować może analizę ilościową wykonanej pracy, czas poświęcony na wykonywanie zadań służbowych czy godziny pracy.

Analiza ilościowa oraz jakościowa wykonywanej pracy następuje zwykle poprzez przekazanie pracodawcy efektów pracy. Pracodawca może też zobowiązać pracownika do sporządzania i przekazywania raportów dotyczących wykonywanych zadań.

Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Ewidencja powinna być sporządzana w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu wykonywania pracy zdalnej (art. 3 ust. 6 i 7 ustawy covidowej).

Monitoring cyfrowy podczas pracy w domu

Narzędziem pozwalającym na kontrolę wykorzystania przez pracowników czasu pracy jest monitoring cyfrowy. Z uwagi na fakt, iż w większości przypadków telepraca i praca zdalna jest pracą związaną z używaniem narzędzi teleinformatycznych, pracodawca ma możliwość nadzoru nad jej wykonywaniem poprzez monitoring urządzeń czy narzędzi, za pomocą których jest świadczona.

Pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika oraz inne formy monitoringu wyłącznie wtedy, kiedy jest to niezbędne do:

• zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
• zapewnienia właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Do monitoringu poczty służbowej oraz innych form monitorowania wykorzystania urządzeń służbowych mają zastosowanie przepisy dotyczące zasad wprowadzenia monitoringu wizyjnego. Oznacza to, że prowadzenie monitoringu w trakcie pracy zdalnej i telepracy jest dozwolone, o ile został on:

• wprowadzony do układu zbiorowego lub regulaminu pracy obowiązującego u pracodawcy, lub
• ustalony w obwieszczeniu pracodawcy (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

W przepisach wewnątrzzakładowych powinny zostać określone cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.

Zastosowanie monitoringu nie wymaga uzyskania zgody pracownika. Podstawą jego wprowadzenia są przepisy Kodeksu pracy oraz ustalone na ich podstawie regulacje regulaminu pracy lub obwieszczenia – u tych pracodawców, którzy regulaminu nie wydają.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie i sposobach stosowania monitoringu i oznacza skrzynki e-mailowe, mobilne narzędzie pracy i inne przedmioty stanowiące przedmiot monitoringu w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. W przypadku monitoringu poczty oznakowanie może polegać choćby na wyświetlaniu się specjalnego komunikatu po jej uruchomieniu. Obowiązek ten – tak jak przy monitoringu wizyjnym – nie zwalnia z obowiązku zrealizowania obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO.

Przykład

Pracodawca zdecydował się na wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej oraz komputerów służbowych używanych przez pracowników. W tym celu w regulaminie pracy zostały wprowadzone następujące regulacje:

Stosowanie monitoringu wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, a co za tym idzie – konieczne jest wypełnienie, poza obowiązkami zawartymi w przepisach Kodeksu pracy, również obowiązków nałożonych przez przepisy o ochronie danych osobowych.

Przetwarzanie danych objętych monitoringiem poczty elektronicznej oraz innych jego form może odbywać się wyłącznie w ściśle określonym celu, tj. jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Oznacza to, że przetwarzanie pozyskanych w ramach monitoringu danych osobowych w jakimkolwiek innym celu będzie bezprawne i rozumiane jako naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych (art. 223 Kodeksu pracy).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 22³, art. 67⁵–67¹⁴, art. 104¹ § 1 pkt 9 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162),

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2133).

Ewa Łukasik

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy możliwe jest przekształcenie umowy o pracę na czas nieokreślony w umowę na czas określony

PROBLEM

Pracownik miał następujące umowy o pracę: na okres próbny od 1 stycznia 2013 r. do 31 stycznia 2013 r., na czas określony od 1 lutego 2013 r. do 31 marca 2013 r., na czas określony od 1 kwietnia 2013 r. do 31 marca 2014 r. i na czas nieokreślony od 1 kwietnia 2014 r. Cały czas pozostaje w stosunku pracy z pracodawcą. Pojawiła się możliwość zmiany stanowiska, ale tylko na 2 lata. Czy w takiej sytuacji, jeśli np. z dniem 31 stycznia 2022 r. rozwiążemy z pracownikiem umowę na czas nieokreślony za porozumieniem stron, to czy od 1 lutego 2022 r. możemy zawrzeć z nim umowę na czas określony na 2 lata? Czy poprzednie umowy na czas określony wlicza się do limitu takich umów? – pyta Czytelnik z Radomia.