Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 36

I. PRAWO PRACY

Praca zdalna z zagranicy – zasady kierowania

pracowników i rozliczania wynagrodzeń

Praca zdalna może być wykonywana z obszaru znajdującego się poza Polską. Ustalenia w tym zakresie mogą nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Jednak świadczenie pracy zdalnej spoza Polski może powodować komplikacje w obszarze prawa imigracyjnego, ubezpieczeń społecznych, rozliczeń podatkowych, a także RODO. Ponadto transgraniczna praca zdalna pozbawia pracodawcę możliwości jej efektywnej kontroli, jak również może narażać go na wyższe koszty związane z zatrudnieniem.

Pracodawca może delegować pracownika do pracy za granicę, skąd pracownik będzie świadczył pracę zdalnie, lub ustalić z nim zagraniczne miejsce pracy przy podpisywaniu umowy o pracę. Pracownik może też wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o umożliwienie mu wykonywania pracy w tej formie spoza Polski.

Definicja pracy zdalnej

Pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 6718 Kodeksu pracy). Przepisy nie ograniczają miejsca wykonywania pracy zdalnej wyłącznie do obszaru Polski. Istotne jest jednak, aby miejsce to:

• było uzgodnione pomiędzy stronami stosunku pracy; w przypadku braku takiego uzgodnienia pracownik nie może samodzielnie wyznaczyć sobie miejsca wykonywania pracy zdalnej, ale też pracodawca nie może jednostronnie go wskazać, oraz
• pod względem lokalowym i technicznym umożliwiało wykonywanie pracy zdalnej w sposób bezpieczny i higieniczny.

Praca zdalna może być wykonywana:

1) w ramach uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej;

2) na polecenie pracodawcy i pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Praca zdalna nie obejmuje m.in. prac szczególnie niebezpiecznych, a także w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych czy powodujących intensywne brudzenie (art. 6731 § 4 Kodeksu pracy).

Pracodawca, który dopuszcza wykonywanie przez pracowników pracy zdalnej z zagranicy, powinien uszczegółowić zasady w tym zakresie w obowiązujących w zakładzie porozumieniach z organizacjami związkowymi, a w przypadku ich braku – w regulaminach, w poleceniach pracy zdalnej czy indywidualnych porozumieniach z pracownikami. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i jednocześnie ułatwi stronom stosunku pracy egzekwowanie ustalonych wspólnie zasad. Pracodawca może też nie wyrazić zgody na wykonywanie pracy z zagranicy i zastrzec to w regulacjach wewnątrzzakładowych czy indywidualnych porozumieniach z pracownikami.

Bez względu na miejsce wykonywania przez pracownika pracy zdalnej (Polska lub zagranica) pracodawca ma obowiązek zapewnić mu m.in.: materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, lub pokryć niezbędne koszty z tym związane, koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalną przy użyciu własnych narzędzi czy sprzętu, pracodawca powinien wypłacić mu stosowny ryczałt bądź ekwiwalent. Pracodawca ma też obowiązek zapewnić takiemu pracownikowi niezbędne szkolenia i pomoc techniczną.

Praca zdalna pracowników delegowanych przez pracodawcę

Przy delegowaniu pracownika uprzednio wykonującego pracę na terytorium Polski do wykonywania pracy zdalnej na terytorium innego państwa (np. w ramach polecenia służbowego) strony zachowują dotychczasowy stosunek pracy wynikający z przepisów Kodeksu pracy. Oznacza to również konieczność posiadania przez pracownika delegowanego aktualnych badań lekarskich i przeszkolenia w zakresie bhp na zajmowanym stanowisku, a także wiedzy o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaniem pracy zdalnej. Nie zwalnia z tych obowiązków zmiana formy pracy ze stacjonarnej na wyłącznie zdalną czy hybrydową.

Za pracownika delegowanego do innego kraju UE/EOG uznaje się pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa niż to, w którym zwyczajowo pracuje (art. 2 dyrektywy 96/71/WE).

Wskazaną dyrektywę 96/71/WE stosuje się wówczas, gdy przedsiębiorstwa prowadzące działalność w państwie członkowskim, w ramach świadczenia usług poza jego granicami:

• delegują pracowników na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium państwa członkowskiego, w ramach umowy zawartej między przedsiębiorstwem delegującym a odbiorcą usług, działającym w danym państwie członkowskim, o ile istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania, lub
• delegują pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium państwa członkowskiego, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania, albo
• jako przedsiębiorstwa pracy tymczasowej lub agencje pośrednictwa pracy wynajmują pracownika przedsiębiorstwu użytkownikowi, prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium państwa członkowskiego, o ile przez cały okres delegowania istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją pośrednictwa pracy a pracownikiem (art. 1 ust. 3 dyrektywy 96/71/WE).

Jeżeli praca zdalna będzie wykonywana w ww. okolicznościach (np. pracodawca wskaże miejsce pracy zdalnej w poleceniu służbowym), do pracownika należy stosować warunki zatrudnienia określone w kraju przyjmującym, jeżeli są korzystniejsze niż krajowe.

W przypadku delegowania pracowników do pracy zdalnej w innym kraju członkowskim UE/EOG umowa o pracę będzie podlegała prawu wybranemu przez strony umowy. Wybór prawa może być wyraźnie dokonany przez strony lub jednoznacznie wynikać z postanowień umowy lub okoliczności. Ponadto prawo właściwe może dotyczyć całej umowy lub jej części. W każdym czasie strony mogą umówić się, że umowa podlega prawu innemu niż to, które dla tej umowy było właściwe poprzednio, na podstawie wcześniejszego wyboru. Zmiana prawa właściwego dokonana przez strony po zawarciu umowy nie narusza ważności umowy ze względu na formę ani praw osób trzecich (art. 3 ust. 1–2 rozporządzenia 593/2008). W sytuacji gdy nie dokonano wyboru prawa, które ma zastosowanie w zatrudnieniu, umowa podlega prawu państwa, w którym pracownik zazwyczaj świadczy pracę. Jeżeli nie można tego ustalić, zastosowanie ma prawo państwa, gdzie znajduje się przedsiębiorstwo, za pośrednictwem którego zatrudniono pracownika. W przypadku gdy ze wszystkich okoliczności wynika, że umowa wykazuje ściślejszy związek z państwem innym niż ww., należy stosować prawo tego innego państwa (art. 8 rozporządzenia 593/2008).

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na stanowisku menedżerskim został oddelegowany z polskiego oddziału spółki do jej zagranicznego przedstawicielstwa w Niemczech na okres 3 miesięcy. Pracownik ma zapewniony bezpłatny pobyt i pełne wyżywienie. Wyjazd ma charakter szkoleniowy i poznawczy, przy czym zajmuje tylko niewielką część czasu pracy. Pracownik przez ww. okres będzie świadczył pracę zdalnie na rzecz spółki w Polsce. Strony ustaliły, że w całym okresie pobytu w Niemczech zastosowanie ma polskie prawo pracy – korzystniejsze dla pracownika. Jest to prawidłowe działanie.

Bez względu na to, którego państwa normy prawa pracy strony umowy wybiorą jako obowiązujące, będzie obowiązywała też zasada, zgodnie z którą zawsze będą miały zastosowanie korzystniejsze regulacje obowiązujące w państwie wykonywania pracy, określone przez:

• przepisy ustawowe, wykonawcze lub administracyjne i/lub
• umowy zbiorowe bądź orzeczenia arbitrażowe uznane za powszechnie stosowane lub które w innym przypadku mają zastosowanie, obejmujące:
  • maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku,
  • minimalny wymiar płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego,
  • wynagrodzenie wraz ze stawką za godziny nadliczbowe (z wyłączeniem programów emerytalnych),
  • warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa pracy tymczasowej,
  • kwestie zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,
  • środki ochronne w zakresie warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży,
  • równe traktowanie kobiet i mężczyzn, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji,
  • warunki zakwaterowania pracowników, w przypadku gdy jest ono zapewniane przez pracodawcę pracownikom znajdującym się daleko od ich normalnego miejsca pracy,
  • stawki dodatków lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych (art. 3 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE).

W sytuacji gdy rzeczywisty okres delegowania pracownika zdalnego przekroczy 12 miesięcy, pracodawca delegujący, bez względu na prawo, jakie ma zastosowanie do danego stosunku pracy, będzie stosował wszystkie regulacje w tym zakresie, jakie obowiązują na obszarze kraju, w którym praca jest wykonywana. Może przy tym powstać konieczność złożenia przez pracodawcę umotywowanego powiadomienia o przedłużeniu do 18 miesięcy okresu wykonywania pracy zdalnej (art. 3 ust. 1a dyrektywy 96/71/WE).

W przypadku wykonywania przez pracowników pracy zdalnej w ramach delegowania do kraju niebędącego członkiem UE/EOG należy stosować przepisy kraju przyjmującego, o ile będą one korzystniejsze od polskiego prawa pracy. Należy przy tym zwrócić uwagę na uregulowanie kwestii dodatkowych, odpowiednich zabezpieczeń (procedury, wytyczne) przy przetwarzaniu danych osobowych przekazywanych do państw trzecich, jeżeli pracownik jest upoważniony do przetwarzania takich danych.

Praca zdalna przy zawieraniu umowy o pracę

Strony już przy zawieraniu umowy o pracę mogą wskazać miejsce pracy zdalnej w zagranicznej lokalizacji. Najczęściej to rozwiązanie będzie dotyczyło cudzoziemców, choć nie można wykluczyć, że zainteresowanie tą formą wykonywania pracy mogą wykazywać też obywatele Polski przebywający za granicą. Do pracownika, którego miejscem pracy zdalnej jest od początku zatrudnienia obszar innego kraju, należy stosować prawo kraju wybranego przez strony. W przypadku gdy takiego wyboru nie dokonano, umowa będzie podlegała ustawodawstwu państwa, w którym pracownik zazwyczaj świadczy pracę. Natomiast w sytuacji gdy nie można tego ustalić, zastosowanie ma prawo państwa, w którym znajduje się przedsiębiorstwo pracodawcy, za pośrednictwem którego zatrudniono pracownika. Jeśli ze wszystkich okoliczności wynika, że umowa wykazuje ściślejszy związek z państwem innym niż ww., należy stosować prawo tego innego państwa. Należy wziąć pod uwagę, że bez względu na wybór prawa, jakie będzie miało zastosowanie w stosunku pracy, pierwszeństwo będą miały przepisy korzystniejsze dla pracownika. Zatrudnienie cudzoziemca, który będzie świadczył pracę zdalnie poza granicami Polski, nie wymaga pozwoleń określonych przepisami polskiego prawa.

Cudzoziemiec zatrudniony na podstawie umowy o pracę zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i świadczący pracę zdalnie poza Polską powinien odbyć badania lekarskie, szkolenia bhp (jeżeli pracownik został zatrudniony na stanowisku administracyjno-biurowym, szkolenie bhp może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej; pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia) i zapoznać się z ryzykiem zawodowym na stanowisku pracy zdalnej. Do obowiązków takiego pracownika należy również organizacja tego stanowiska. Informacje w tym zakresie cudzoziemiec powinien otrzymać w języku dla niego zrozumiałym.

Praca zdalna z zagranicy na wniosek pracownika

Istnieją poważne wątpliwości co do uznania za delegowanego pracownika, o którym mowa w dyrektywie 96/71/WE, wykonującego pracą zdalną pod adresem zamieszkania w innym państwie na rzecz pracodawcy w Polsce, jeżeli nie zostały spełnione warunki określone w powołanym art. 1 ust. 3 dyrektywy 96/71/WE. Dotyczy to również pracowników – cudzoziemców, z którymi przy zawieraniu umowy o pracę uzgodniono pracę zdalną wykonywaną spoza obszaru Polski. Zagraniczna lokalizacja miejsca wykonywania pracy zdalnej, będąca najczęściej adresem zamieszkania pracownika, co do zasady nie przesądza również o tym, że mają do niego automatycznie zastosowanie korzystniejsze przepisy prawa pracy państwa przyjmującego. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony zawarły porozumienie w tym zakresie i przyznały pracownikowi takie uprawnienia, przy czym nie jest to utrwalona praktyka.

W większości przypadków o wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy wnioskuje pracownik (np. na podstawie regulaminu czy wniosku o okazjonalną pracę zdalną) i zazwyczaj ma to charakter incydentalny. Przepisy prawa pracy kraju, w którym praca zdalna będzie wykonywana, mogą nie odróżniać sytuacji, w której pracownik jest delegowany przez pracodawcę za granicę, skąd będzie wykonywał pracę w tej formie, od wyrażenia przez pracodawcę zgody na pracę zdalną świadczoną np. z zagranicznego adresu zamieszkania pracownika. Dlatego istotna jest znajomość regulacji prawnych przed wyrażeniem przez pracodawcę zgody na wykonywanie pracy z zagranicy (konieczne może być uzyskanie odpowiedniego zezwolenia czy wizy, np. dla tzw. cyfrowych nomadów). Tak jak w przypadku delegowania za granicę i wykonywania z danego kraju pracy zdalnej pracownik musi posiadać aktualne badania lekarskie, szkolenia bhp i wiedzę o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaniem pracy zdalnej, wynikające z przepisów Kodeksu pracy. W tej sytuacji za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zdalnej, a także stanowisko pracy zdalnej uwzględniające wymagania ergonomii, odpowiada pracownik. Nie ma przy tym znaczenia, że miejsce pracy zdalnej jest zlokalizowane poza obszarem Polski.

Zasada jednego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego

Wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy może powodować konieczność objęcia pracownika ubezpieczeniami społecznymi w kraju, z którego świadczy on pracę zdalną. Mimo że praca zdalna została zlecona przez polskiego pracodawcę lub wyraził on zgodę na świadczenie pracy w tej formie, to osoby, które wykonują ją z innego państwa, nie zawsze będą podlegały ubezpieczeniom społecznym w Polsce.

Zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego właściwe może być ustawodawstwo tylko jednego państwa członkowskiego. Co do zasady pracownik podlega ubezpieczeniom w kraju wykonywania pracy (dotyczy to UE/EOG/Szwajcarii) – art. 11 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004. Istnieją w tym zakresie dwa wyjątki:

1. pracownik, który jest delegowany przez pracodawcę do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim, nadal podlega ustawodawstwu polskiemu w zakresie ubezpieczeń, pod warunkiem że zostały spełnione warunki delegowania, tj. m.in. przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę;
2. pracownik normalnie wykonuje pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich. W takim przypadku w zakresie ubezpieczeń społecznych podlega:
   1. ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy (co najmniej przez 25% czasu lub osiąga co najmniej 25% wynagrodzenia za tę pracę) w tym państwie członkowskim, lub
   2. w sytuacji niewykonywania znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania – ustawodawstwu:
      • państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli jest zatrudniony przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę, albo
      • państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw bądź pracodawców, jeżeli jest zatrudniony przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa lub co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba bądź miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w jednym państwie członkowskim, lub
      • państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, innego niż państwo członkowskie jego zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez dwa lub więcej przedsiębiorstw bądź dwóch lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, z których jedno jest państwem członkowskim jego zamieszkania, bądź
      • państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez dwa lub więcej przedsiębiorstw bądź dwóch lub więcej pracodawców, a co najmniej dwa z tych przedsiębiorstw lub dwóch z tych pracodawców mają siedzibę bądź miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie jego miejsca zamieszkania (art. 13 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004).

W sytuacji gdy pracownik wykonujący pracę zdalną podlega ubezpieczeniom w Polsce, pracodawca powinien wystąpić o zaświadczenie A1 potwierdzające zastosowanie polskiego ustawodawstwa.

PRZYKŁAD

Wariant I

Pracodawca zatrudnił od października 2023 r. obywatela Francji, który świadczy pracę z tego kraju wyłącznie zdalnie. Mimo że strony podpisały umowę o pracę w Polsce, osoba ta jest objęta ubezpieczeniem społecznym tylko we Francji.

Wariant II

Pracodawca zatrudnił od października 2023 r. obywatela Francji, który mieszka na stałe w Polsce i świadczy pracę z Polski wyłącznie zdalnie. Osoba ta jest objęta ubezpieczeniem społecznym tylko w Polsce.

W przypadku pracowników, którzy stale wykonują pracę zdalną spoza Polski, ale na obszarze państwa członkowskiego, obowiązek ubezpieczeń powstanie w kraju wykonywania pracy. W takiej sytuacji polski pracodawca jest zobowiązany do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z przepisów ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników, tj. obowiązujących w państwie wykonywania pracy. W szczególności dotyczy to obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby siedziba lub miejsce prowadzenia działalności pracodawcy znajdowały się w tym państwie członkowskim.

Pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może po uzgodnieniu zawrzeć z pracownikiem umowę, na podstawie której przejmie on obowiązki płatnika składek. Wówczas to pracownik będzie zobowiązany do zapłaty należnych składek. O dokonanych uzgodnieniach pracodawca powiadamia instytucję właściwą państwa członkowskiego (art. 21 rozporządzenia 987/2009).

Jeżeli praca zdalna jest świadczona w innych krajach niż państwo członkowskie, zastosowanie mają dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym stosowane z państwami spoza UE/EOG/Szwajcarii. Natomiast w przypadku ich braku należy zweryfikować przepisy obowiązujące w kraju, z którego jest wykonywana praca zdalna.

Porozumienie ramowe dotyczące telepracy transgranicznej od 1 lipca 2023 r.

1 lipca 2023 r. ZUS przystąpił do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej (dalej: porozumienie). Dla celów stosowania porozumienia przyjęto definicję takiej pracy.

DEFINICJA

Telepraca transgraniczna – praca wykonywana z państwa zamieszkania przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie innym niż państwo zamieszkania.

Powołany wyżej przepis rozporządzenia nr 883/2004 dotyczy wyjątków od stosowania art. 11–15, czyli m.in. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu pracy najemnej w państwie jej wykonywania.

ZUS wyjaśnia, że porozumienie umożliwia ustalenie ustawodawstwa tego państwa, w którym znajduje się siedziba pracodawcy, pomimo wykonywania przez pracownika znacznej części pracy w państwie zamieszkania (co najmniej 25%). Tym samym po spełnieniu odpowiednich warunków porozumienie umożliwia zastosowanie wyjątku względem art. 13 ust. 1 lit. a rozporządzenia (WE) nr 883/2004 – komunikat ZUS z 18 lipca 2023 r. (https://www.zus.pl/-/porozumienie-ramowe-w-sprawie-stosowania-art.-16-ust.-1-rozporz%C4%85dzenia-we-nr-883/2004-w-przypadkach-zwyczajowej-telepracy-transgranicznej).

Tabela. Zakres zastosowania porozumienia od 1 lipca 2023 r.

Ponadto pracownik może zostać objęty porozumieniem, pod warunkiem że:

• miejsce jego zamieszkania znajduje się w państwie, które przystąpiło do porozumienia, oraz
• siedziba jego pracodawcy znajduje się w jednym z pozostałych państw, które podpisały porozumienie (należą do nich m.in.: Austria, Belgia, Chorwacja, Republika Czeska, Finlandia, Francja, Niemcy, Norwegia, Portugalia, Hiszpania – lista sygnatariuszy jest dostępna na: https://socialsecurity.belgium.be/en/internationally-active/cross-border-telework-eu-eea-and-switzerland), i najwcześniej od dnia jego podpisania przez to państwo.

przykład

Pracownik wykonuje pracę zdalną w modelu hybrydowym, tj. przez 3 dni pracuje zdalnie z Hiszpanii w środowisku informatycznym pracodawcy (60%), a przez 2 dni (40%) w siedzibie pracodawcy w Polsce. Pracownik nie może zostać objęty porozumieniem ramowym, ponieważ wymiar czasu pracy w formie telepracy wynosi więcej niż 49% całkowitego czasu pracy.

Podstawą do skorzystania z rozwiązania przewidzianego w porozumieniu jest wystąpienie przez pracownika lub jego pracodawcę z wnioskiem do ZUS o zawarcie porozumienia wyjątkowego na podstawie art. 16 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004. W tym celu należy wypełnić formularz US-36 (w formie papierowej lub elektronicznej, przez PUE ZUS), w którym trzeba podać m.in. okres lub okresy, na które pracownik lub pracodawca wnioskuje o porozumienie wyjątkowe.

W bloku dotyczącym powodu złożenia wniosku US-36 zainteresowany powinien zaznaczyć opcję: „inny”. Jako podstawę złożenia wniosku należy wpisać: „porozumienie ws. telepracy”. W tym samym polu trzeba wskazać wymiar telepracy świadczonej w państwie zamieszkania oraz ewentualnej innej aktywności wykonywanej w tym państwie.

Do wniosku należy dołączyć umowę, na podstawie której praca jest wykonywana za granicą, oraz ewentualnie inne dokumenty, które mogą potwierdzić świadczenie pracy w formie telepracy w wymiarze podanym przez wnioskodawcę.

Oddziałem właściwym do rozpatrzenia wniosku jest ZUS w Kielcach. Jeżeli pracownik spełni warunki określone w porozumieniu (weryfikacji podlegają okresy telepracy w państwie zamieszkania w stosunku do pracy w państwie siedziby pracodawcy w tygodniu pracy), ZUS wyda informację w tym zakresie. Wówczas pracownik lub pracodawca powinien wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1 (na druku US-34), które potwierdzi stosowanie wobec pracownika polskiego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń. Tak ustalony schemat pracy może zostać utrzymany przez okres nie dłuższy niż 3 lata. Należy zaznaczyć, że skorzystanie z rozwiązań zawartych w porozumieniu nie jest obowiązkowe. Wówczas będą obowiązywały ogólne zasady w tym zakresie.

Zwolnienie z oskładkowania przychodów pracowników pracujących zdalnie za granicą

W przypadku pracowników wykonujących pracę zdalnie z zagranicy i podlegających ubezpieczeniom w Polsce przychód uzyskany z tego tytułu można obniżyć o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu na terytorium danego państwa. Przy czym dotyczy to sytuacji, w której przychód tych pracowników jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie. Ustalony w ten sposób miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego). W 2023 r. jest to kwota 6935 zł.

Jeśli natomiast przychód ww. pracowników nie przekracza przeciętnego wynagrodzenia, omawiane zwolnienie nie będzie miało zastosowania – podstawę wymiaru składek ustala się wówczas na zasadach ogólnych (m.in. interpretacja ZUS z 1 lipca 2023 r., DI/100000/43/474/2023).

Zasady opodatkowania przychodów pracowników pracujących zdalnie za granicą

Pracownicy wykonujący pracę zdalnie z zagranicy mogą opłacać podatek w Polsce lub za granicą. Jest to uzależnione zasadniczo od miejsca świadczenia przez nich pracy, a co jest z tym związane, od rozstrzygnięcia, jakim obowiązkiem podatkowym są objęci w Polsce – nieograniczonym czy ograniczonym. Ponadto świadczenie pracy zdalnej nie powoduje powstania zagranicznego zakładu – miejsca, w ramach którego pracodawca prowadzi działalność w danym państwie, a którego istnienie powoduje obowiązek opodatkowania wynagrodzenia w tym państwie. Argumentuje się to m.in. tymczasowym charakterem miejsca, w którym pracownik wykonuje pracę zdalnie, a także brakiem możliwości dysponowania przez pracodawcę takim miejscem.

Z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym mamy do czynienia w przypadku osób fizycznych, które mają miejsce zamieszkania na terytorium Polski i w związku z tym podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości osiąganych dochodów z tytułu zatrudnienia, bez względu na miejsce położenia źródeł tych dochodów (art. 3 ust. 1 ustawy o pdof). Możliwe jest również posiadanie miejsca zamieszkania w dwóch państwach, o czym będzie mowa w dalszej części opracowania.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważana jest osoba fizyczna, która:

1. posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych); przez „centrum interesów osobistych” należy rozumieć wszelkie powiązania rodzinne, tzn. ognisko domowe, aktywność społeczną, polityczną, kulturalną, obywatelską, przynależność do organizacji lub klubów, uprawiane hobby itp. Natomiast „centrum interesów gospodarczych” to przede wszystkim: miejsce prowadzenia działalności zarobkowej, źródła dochodów, posiadane inwestycje, majątek nieruchomy i ruchomy, polisy ubezpieczeniowe, zaciągnięte kredyty, konta bankowe itd. (pismo z 17 sierpnia 2023 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-2.4011.456.2023.3.DA), lub
2. przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (art. 3 ust. 1a ustawy o pdof).

Obie wymienione przesłanki są samodzielne, co oznacza, że wystąpienie którejkolwiek z nich może spowodować, iż dochody pracownika będą podlegały opodatkowaniu w Polsce. Przy dokonywaniu tej oceny należy uwzględnić umowę w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, której stroną jest Polska, i każdy przypadek traktować indywidualnie.

Konstrukcja zawartych przez Polskę umów o unikaniu podwójnego opodatkowania zasadniczo jest taka sama. Miejsce opodatkowania dochodów z pracy (pensje, płace i podobne wynagrodzenia) zgodnie z ww. umowami jest uzależnione przede wszystkim od miejsca wykonywania pracy, a nie od miejsca, w którym znajduje się podmiot wypłacający wynagrodzenie. I ta zasada ma pierwszeństwo. Za miejsce wykonywania pracy zawsze należy uznawać to miejsce, w którym osoba fizyczna przebywa, kiedy wykonuje pracę, za którą otrzymuje wynagrodzenie. Przez pojawiające się w umowach międzynarodowych określenie „pensje, płace i inne podobne wynagrodzenia”, zgodnie z Modelową konwencją w sprawie podatku od dochodu i majątku, należy rozumieć również świadczenia w naturze pochodzące z zatrudnienia (m.in. dopłatę do ubezpieczenia na życie czy medycznego, udostępnienie mieszkania lub samochodu).

W części umowy międzynarodowej dotyczącej zasad opodatkowania dochodów, które uzyskuje pracownik mający miejsce zamieszkania w Polsce z pracy najemnej w innym państwie, określono, że dochody te mogą podlegać opodatkowaniu w Polsce, jeżeli:

• pracownik przebywa za granicą nie dłużej niż 183 dni podczas roku finansowego (ten okres nie może zostać przekroczony w każdorazowym 12-miesięcznym okresie rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym; przy ustalaniu tych dni należy uwzględniać wszystkie możliwe kolejne 12-miesięczne okresy, nawet te, które pokrywają się z innymi) oraz
• wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę, który nie ma za granicą miejsca zamieszkania lub siedziby, albo w jego imieniu, a także
• wynagrodzenia nie są ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada za granicą.

Przy obliczaniu okresu 183 dni należy brać pod uwagę dni fizycznej obecności pracownika, w tym m.in. część dnia, dzień przybycia, dzień wyjazdu, dni spędzone w danym państwie, w tym soboty, niedziele, święta i szkolenia.

PRZYKŁAD

Pracownik wykonywał pracę zdalną z Czech przez 140 dni pomiędzy 1 października 2021 r. a 30 września 2022 r., lecz był obecny w tym kraju przez 200 dni pomiędzy 1 września 2022 r. a 31 sierpnia 2023 r. Pobyt pracownika przekraczał 183 dni podczas drugiego 12-miesięcznego okresu, pomimo iż nie został spełniony warunek minimalnej obecności podczas pierwszego okresu, a pierwszy okres pokrywa się częściowo z drugim (art. 15 Modelowej konwencji w sprawie podatku od dochodu i majątku).

Natomiast osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Polski miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów pochodzących z zatrudnienia osiąganych na terytorium Polski (ograniczony obowiązek podatkowy).

Możliwa jest też sytuacja, kiedy pracownik będzie posiadał miejsce zamieszkania w obu umawiających się państwach. W takim przypadku jego status podatkowy jest ustalany według następujących zasad (reguły kolizyjne określone w art. 4 Modelowej konwencji w sprawie podatku od dochodu i majątku):

• osobę uważa się za mającą miejsce zamieszkania w tym państwie, w którym ma ona stałe ognisko domowe; jeżeli ma ona stałe ognisko domowe w obu umawiających się państwach, to uważa się ją za mającą miejsce zamieszkania tylko w tym państwie, z którym ma ona ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze (ośrodek interesów życiowych);
• jeżeli nie można ustalić, w którym państwie osoba ma ośrodek interesów życiowych, albo jeżeli nie posiada ona stałego ogniska domowego w żadnym z tych państw, to uważa się ją za mającą miejsce zamieszkania w tym umawiającym się państwie, w którym zwykle przebywa;
• jeżeli osoba przebywa zazwyczaj w obu państwach lub nie przebywa zazwyczaj w żadnym z nich, to uważa się ją za mającą miejsce zamieszkania w tym państwie, którego jest obywatelem;
• jeżeli osoba jest obywatelem obydwu państw lub nie jest obywatelem żadnego z nich, to właściwe organy umawiających się państw rozstrzygną tę sprawę w drodze wzajemnego porozumienia.

Jeżeli nie można ustalić statusu podatkowego według pierwszej zasady, należy przeanalizować kolejne kryterium.

PRZYKŁAD

Pracownik i jego rodzina mają stałe miejsce zamieszkania w Polsce. Osoba ta zamieszkiwała dłużej niż przez 183 dni w Austrii (z tego państwa świadczyła pracę zdalnie na rzecz polskiego pracodawcy), gdzie na podstawie prawa wewnętrznego podlega opodatkowaniu, ponieważ jest traktowana jako mająca miejsce zamieszkania w tym państwie. Oba państwa mają roszczenie o objęcie pracownika obowiązkiem podatkowym. Jednak w tym przypadku pierwszeństwo w roszczeniu ma Polska ze względu na to, że w tym kraju pracownik ma ośrodek interesów życiowych.

Zatem ustalenie na stałe z pracownikiem miejsca wykonywania pracy zdalnej jako zagraniczne (np. w przypadku cudzoziemców), jak i czasowe delegowanie pracownika za granicę czy wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy na podstawie wniosku (w modelu hybrydowym), może powodować zmianę rezydencji podatkowej pracownika lub jej ustalenie wyłącznie w kraju jego zamieszkania. W takim przypadku pracodawca nie będzie pobierał zaliczek na podatek od dochodu pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik wykonuje pracę w polskiej siedzibie spółki z o.o. Pracodawca wydelegował tę osobę do pracy w biurze przedstawicielstwa spółki w Hiszpanii na okres 2 miesięcy, począwszy od 1 października 2023 r. Jest to pierwsze delegowanie pracownika. Wyjazd ma charakter poznawczy i w tym czasie pracownik będzie zdalnie świadczył pracę dla spółki w Polsce. W tej sytuacji wynagrodzenie pracownika podlega opodatkowaniu tylko w Polsce.

PRZYKŁAD

Pracownik wykorzystał w 2023 r. 20 dni okazjonalnej pracy zdalnej i 50 dni z regulaminu pracy zdalnej obowiązującego u pracodawcy, świadcząc w tym czasie pracę z zagranicy (Szwecja). Pracownik wyjeżdża do tego kraju w niektóre weekendy i spędza tam urlop (łącznie przebywał w nim przez 150 dni). W Szwecji mieszkają jego żona i dzieci, jednak centrum interesów życiowych pracownika w 2023 r. zlokalizowane jest jeszcze w Polsce. Biorąc to pod uwagę, należy uznać, że wynagrodzenie pracownika podlega opodatkowaniu tylko w Polsce.

PRZYKŁAD

Jednostka badawcza chce zatrudnić cudzoziemca na podstawie umowy o pracę. Osoba ta będzie świadczyła pracę wyłącznie zdalnie z miejsca zamieszkania, które znajduje się w Niemczech. W tej sytuacji od pierwszego dnia zatrudnienia wynagrodzenie pracownika będzie podlegało opodatkowaniu w Niemczech.

Obecnie nie ma przepisów, które zobowiązywałyby pracodawcę do rejestracji za granicą jako płatnika podatku od dochodu pracownika będącego zagranicznym rezydentem podatkowym. Obowiązek obliczenia i odprowadzenia podatku będzie ciążył na pracowniku i należy go o tym poinformować.

Zwolnienie podatkowe dla pracowników pracujących za granicą

Część przychodów pracowników będących polskimi rezydentami podatkowymi przebywającymi czasowo za granicą i uzyskującymi w związku z tym pobytem przychody z tytułu tego zatrudnienia jest zwolniona z podatku. Zwolnienie przysługuje za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach o podróżach służbowych (art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o pdof).

Omawiane zwolnienie nie ma zastosowania do wynagrodzenia:

• pracownika odbywającego podróż służbową poza granicami Polski;
• pracownika w związku z jego pobytem poza granicami Polski w celu udziału w konflikcie zbrojnym lub dla wzmocnienia sił państwa albo państw sojuszniczych, misji pokojowej, akcji zapobieżenia aktom terroryzmu lub ich skutkom, a także w związku z pełnieniem funkcji obserwatora w misjach pokojowych organizacji międzynarodowych i sił wielonarodowych, o ile otrzymuje świadczenia zwolnione od podatku na podstawie ust. 1 pkt 83 lub pkt 83a ustawy o pdof – przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych;
• uzyskiwanego przez członka służby zagranicznej;
• otrzymanego przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof.

Zwolnienie to przysługuje również pracownikom wykonującym pracę zdalnie spoza obszaru Polski.

PRZYKŁAD

Pracownik we wrześniu 2023 r. przez 5 dni przebywał w Islandii, skąd zdalnie wykonywał pracę. Jest polskim rezydentem podatkowym. Jego wynagrodzenie wynosi 10 000 zł brutto miesięcznie. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie ostatniego dnia miesiąca (za wrzesień 2023 r. – 29 dnia tego miesiąca). W związku z czasowym pobytem za granicą część wynagrodzenia pracownika jest zwolniona z podatku. Stanowi ją kwota 84 euro (56 euro x 30% x 5 dni). Kurs euro z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu wynosił 4,4974 zł, a zatem zwolnieniem z podatku jest objęte wynagrodzenie w wysokości 377,78 zł (84 euro x 4,4974 zł).

podstawa prawna:

• art. 6718–6719 § 1–3, art. 6724, art. 6731 § 1–8 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465
• art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 19 ust. 1, art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1672
• art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2561; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1429
• § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 728; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1665
• art. 3 ust. 1–2, art. 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I) – Dz.U. UE L 2008.177.6
• art. 1–3 dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług – Dz.U. UE L 1997.18.1
• art. 11–15, art. 16 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – Dz.U. UE L 2004.166.1
• art. 5 ust. 1, art. 21 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – Dz.U. UE L 2009.284.1
• art. 3 ust. 1–2b, art. 4a, art. 11a, art. 21 ust. 1 pkt 20, art. 32 ust. 9 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1787
• załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r. poz. 167; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2302

POWOŁANE INTERPRETACJE URZĘDOWE:

• pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 sierpnia 2023 r. (0113-KDIPT2–2.4011.456.2023.3.DA)

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem

II. WYNAGRODZENIA

Zmiany w zatrudnianiu kierowców

międzynarodowych i rozliczaniu ich wynagrodzeń

19 sierpnia 2023 r. weszły w życie zmiany przepisów dotyczące zatrudniania kierowców. Obejmują one przede wszystkim osoby wykonujące przewozy międzynarodowe. Zmianie uległ sposób ustalania zwolnień podatkowych i składkowych z części wynagrodzeń tych kierowców. Nowością jest wprowadzenie możliwości wypłaty części wynagrodzenia w dwóch stałych z góry określonych terminach. W wyniku nowelizacji został także ustanowiony zakaz jednoczesnego wykonywania pracy przez kierowcę na rzecz innych podmiotów.

Ustawa z 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym reguluje głównie kwestie dotyczące delegowania kierowców na terytorium RP oraz zagadnienia związane z kontrolą drogową tych kierowców. Ponadto wprowadza zmiany m.in. do ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o pdof) oraz ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (dalej: ustawa o czasie pracy kierowców).

Wskazane regulacje obejmują:

• zmiany w zwolnieniu części wynagrodzenia kierowcy z podatku dochodowego (dotyczy kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe),
• zmiany w zwolnieniu części wynagrodzenia ze składek na ubezpieczenia społeczne (dotyczy kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe z wyłączeniami wynikającymi z art. 22 ustawy o czasie pracy kierowców),
• możliwość ustalenia późniejszych terminów wypłaty części wynagrodzenia kierowców (dotyczy wykonujących przewozy międzynarodowe uznanych za pracowników delegowanych),
• uprawnienie pracodawcy do wprowadzenia zakazu pozostawania przez kierowcę jednocześnie w innym zatrudnieniu (dotyczy wykonujących transport drogowy),
• zmniejszenie zakresu informacji o warunkach zatrudnienia (dotyczy kierowców wykonujących przewozy rzeczy i okazjonalne przewozy pasażerskie).

Zmiany w zakresie opodatkowania i oskładkowania części wynagrodzeń kierowców

2 lutego 2022 r. weszła w życie kolejna odsłona pakietu mobilności, która wprowadziła zmiany w rozliczeniach kierowców. Wówczas wyłączono z definicji podróży służbowych kierowców wyjazdy odbywane w ramach przewozów międzynarodowych. Od tego dnia podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ustawy o czasie pracy kierowców (czyli miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział), lub
• wyjazdu poza ww. miejscowość, w celu wykonania przewozu drogowego.

Zgodnie z tymi przepisami, kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie odbywa podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy (dalej: k.p.).

Dotychczas część wynagrodzenia takiego kierowcy była wolna od podatku i składek ZUS, jednak zwolnienie to było stosowane na podstawie skomplikowanego mechanizmu ustalania tzw. hipotetycznej diety w oparciu o:

• stawkę diety w podróżach służbowych zawartych w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz
• czas spędzony w poszczególnych państwach.

Dieta była uwzględniana jedynie w celu ustalenia zwolnienia podatkowo-ubezpieczeniowego, bowiem kierowcy nie uzyskiwali diet w związku w przewozami międzynarodowymi.

Obecnie nie ma możliwości zaliczania należności z tytułu podróży służbowych, tj. diety i ryczałtu noclegowego, na poczet wynagrodzenia za pracę poza granicami kraju.

Zmiany obowiązujące od 19 sierpnia 2023 r. objęły zarówno przepisy podatkowe, jak i ubezpieczeniowe.

Tabela 1. Wyłączenia składkowe i podatkowe wprowadzone dla kierowców międzynarodowych od 19 sierpnia 2023 r.

Zgodnie z przepisami ustawy o czasie pracy kierowców przeciętne wynagrodzenie to prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne na dany rok kalendarzowy, ogłoszone w trybie art. 19 ust. 10 ustawy systemowej (art. 2 pkt 8 ustawy o czasie pracy kierowców). W 2023 r. jest to kwota 6935 zł.

Dotychczas zwolnienie podatkowe obejmowało jedynie pracowników. Natomiast zwolnienie z oskładkowania dotyczyło oprócz pracowników również zleceniobiorców. Ustawa o delegowaniu wprowadza także przedmiotowe zwolnienie podatkowe dla zleceniobiorców.

PRZYKŁAD

Kierowca jedzie do Hiszpanii. Przejeżdża przez Niemcy i Francję. W drodze powrotnej do Polski jedzie jeszcze z towarem do Austrii – przejeżdża przez Francję, Niemcy, Austrię, Czechy. Przed 19 sierpnia 2023 r., aby ustalić zwolnienie składkowe i podatkowe, należałoby przyjąć diety dla wszystkich tych państw, a dodatkowo przeliczyć czas w nich spędzony. Obecnie za cały okres tego wyjazdu odliczane jest z podstawy opodatkowania 20 euro, zaś z podstawy wymiaru składek 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą.

O ile przy zwolnieniu podatkowym nie ma dalszych warunków, o tyle odnośnie do składek ZUS ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Jeżeli kierowca z przykładu zarabiałby np. 8000 zł miesięcznie, wyjazd objąłby 10 dni, to odliczenie składkowe nie mogłoby objąć równowartości w złotych kwoty 600 euro, bowiem podstawa oskładkowania nie może, po obniżeniu o wirtualne diety, być niższa niż kwota przeciętnego prognozowanego miesięcznego wynagrodzenia.

WAŻNE! Po zmianie przepisów nowe zwolnienie podatkowe, podobnie jak w przypadku oskładkowania, odnosi się także do wynagrodzenia zleceniobiorców z tytułu wykonywania przez nich międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie umowy zlecenia.

Przy ustalaniu podstawy opodatkowania, jak również oskładkowania, wolne od podatku i składek ZUS są należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:

• noclegu odbywanego poza pojazdem,
• podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
• niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
• korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Zwolnienie kosztów noclegowych dotyczy noclegu, w rozumieniu przepisów rozporządzenia (WE) nr 561/2006 (art. 8 ust. 8 rozporządzenia). Zgodnie z tym przepisem regularne tygodniowe okresy odpoczynku oraz dowolny tygodniowy okres odpoczynku trwający ponad 45 godzin wykorzystywany jako rekompensata za wcześniejsze skrócone tygodniowe okresy odpoczynku nie mogą być wykorzystywane w pojeździe. Muszą one być wykorzystane w odpowiednim dla każdej płci miejscu zakwaterowania wyposażonym w odpowiednią infrastrukturę noclegową i sanitarną. Wszelkie koszty zakwaterowania poza pojazdem pokrywa pracodawca.

Ustawa o delegowaniu kierowców przewiduje również wyłączenie składkowo-podatkowe w zakresie dostępu do urządzeń sanitarnych (toalety, prysznice). Zwolnienie to nie opiera się w tym przypadku na udokumentowanych wydatkach, ale na ryczałtowo ustalonej przez pracodawcę (lub zleceniodawcę) kwocie opartej na uśrednionych kosztach w danym kraju. Wynikało to z problemu z dokumentowaniem tych kosztów (np. automaty w toaletach najczęściej nie wydają potwierdzenia płatności). Pracodawca powinien ustalić średnie koszty korzystania z tych urządzeń (toalety, prysznice) w poszczególnych państwach, w których kierowca wykonuje usługę przewozową.

Ustalanie dni pobytu za granicą na potrzeby ustalenia wirtualnej diety

Do dni spędzonych za granicą, za które naliczana jest tzw. wirtualna dieta w wysokości odpowiednio 60 lub 20 euro obniżająca wynagrodzenie pracownika bądź zleceniobiorcy, nie zalicza się:

1. dni urlopu wypoczynkowego,
2. okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby,
3. okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.

Jest to katalog zamknięty, co oznacza, że wszystkie inne ewentualne okresy usprawiedliwionej nieobecności, jakie wystąpią podczas pobytu za granicą, nie będą podlegać wyłączeniom.

Jeżeli okres pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za granicą jest krótszy niż 12 godzin, kwoty zwolnień ulegają zmniejszeniu do:

• 1/3 w przypadku pobytu do 8 godzin (odpowiednio 20 euro przy zwolnieniu składkowym i 6,67 euro przy zwolnieniu podatkowym),
• 1/2 w przypadku pobytu ponad 8 do 12 godzin (odpowiednio 30 euro i 10 euro).

PRZYKŁAD

Kierowca realizował przewóz międzynarodowy. Wyjechał z bazy na terenie Polski o godz. 6.00, przekroczył granicę o godz. 7.00, a następnie przekroczył ją w drodze powrotnej do Polski o godz. 14.00 i przyjechał do bazy o godz. 15.00. Zwolnienia składkowo-podatkowe odnoszą się do „dni pobytu za granicą”. Analogicznie obniżenie kwoty zwolnienia w przypadku pobytu krótszego niż 12 godzin dotyczy „okresu pobytu za granicą”. A zatem nie można przyjąć do rozliczeń całego czasu przewozu międzynarodowego, ale tylko tę jego część, która przypada poza granicami kraju (od godz. 7.00 do godz. 14.00). W tym przypadku kwoty zwolnień wynosić więc powinny: 20 euro przy zwolnieniu składkowym i 6,67 euro przy zwolnieniu podatkowym.

Kierowcy, do których zwolnienie z oskładkowania nie ma zastosowania

Przepisy ustawy o czasie pracy kierowców, które odnoszą się do zwolnień składkowych, nie mają zastosowania do kierowców:

1. wykonujących przewozy drogowe:
   1. a) rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 3,5 tony,
   2. b) rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 2,5 tony,
   3. c) osób, pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą;
2. prowadzących pojazdy wymienione w art. 29 ustawy o czasie pracy kierowców, w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz w art. 2 ust. 2 Umowy AETR (dotyczy to m.in. pojazdów używanych do przewozu osób w ramach przewozów regularnych, których trasa nie przekracza 50 km, oraz pojazdów specjalistycznych używanych np. do celów medycznych)

– art. 22 ustawy o czasie pracy kierowców.

Przepisy podatkowe nie różnicują kierowców przy stosowaniu tego zwolnienia. Wskazują na przychody z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych. Przewóz drogowy oznacza każdą podróż odbywaną w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używanym do przewozu osób lub rzeczy. Jest to pojęcie zdecydowanie szersze niż pojęcie transportu drogowego. W ustawie podatkowej nie ma także odniesienia do typu prowadzonego pojazdu.

Terminy wypłaty wynagrodzenia

Wynagrodzenie pracownika należy wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Nie dotyczy to tylko tych składników wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc. Wynagrodzenie płatne miesięcznie należy wypłacać za miesiąc z dołu, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Termin wypłaty wynagrodzenia ustalany jest w regulaminie pracy, a u pracodawcy, który nie wydaje regulaminu, w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia.

Zatem podstawowa zasada, od lat obowiązująca i dotycząca wszystkich pracowników zawarta w przepisach art. 85 k.p., wskazuje, że najpóźniejszym ustalonym przez pracodawcę terminem płatności miesięcznych składników wynagrodzenia jest 10 dzień kolejnego miesiąca. Od 19 sierpnia 2023 r. obowiązuje wyjątek od tej zasady. Na podstawie art. 26i ustawy o czasie pracy kierowców wynagrodzenie za pracę kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe, uznanego za pracownika delegowanego do celów dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r., w rozumieniu krajowych przepisów państwa, na terytorium którego kierowca jest delegowany, może być płatne w 2 ratach, w stałym i ustalonym z góry terminie:

• pierwsza rata, z dołu, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego:
  • – w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie – w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę ogłoszonego albo ustalonego na podstawie art. 2 ust. 4 albo ust. 5 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2020 r. poz. 2207),
  • – w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie – w wysokości przeciętnego wynagrodzenia;
• druga rata, z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później jednak niż do 21 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Płatności wynagrodzenia dla tych kierowców mogą być dokonywane w podziale na 2 części w zależności od wysokości zarobków kierowcy. Istotne jest przy tym to, że ma się to odbywać w stałym i z góry ustalonym terminie. Dla ustalenia późniejszego terminu wypłaty konieczna będzie zatem zmiana regulaminu pracy lub – u tych pracodawców, którzy nie są obowiązani do wydawania regulaminu – wręczenie zmienionej informacji o warunkach zatrudnienia.

Pierwsza część wynagrodzenia musi być wypłacona najpóźniej do 10 dnia kolejnego miesiąca i obejmuje w 2023 r. kwotę:

• 3600 zł brutto, jeżeli miesięczny przychód kierowcy jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie, albo
• 6935 zł brutto, w przypadku kierowców z przychodem miesięcznym wyższym niż przeciętne wynagrodzenie (ustawodawca nie uwzględnił sytuacji, w której kierowca otrzymywałby dokładnie przeciętne wynagrodzenie).

Druga część wynagrodzenia (kwota przewyższająca odpowiednio wynagrodzenie minimalne lub przeciętne) będzie mogła być wypłacona do 21 dnia następnego miesiąca.

Wprowadzony od 19 sierpnia 2023 r. art. 26i ustawy o czasie pracy kierowców nie daje podstaw do stosowania wskazanych w nim terminów wypłaty wynagrodzenia każdemu pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierowcy. Ustalenie wypłaty części wynagrodzenia na okres późniejszy niż 10 dzień kolejnego miesiąca odnosić się może jedynie do kierowców, którzy realizują przewozy kabotażowe i cross-trade, gdyż oni są traktowani jako pracownicy delegowani.

Tabela 2. Przewozy objęte i wyłączone ze stosowania przepisów o delegowaniu

Zakaz wykonywania innej pracy przez kierowców

Zasadniczo pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy (art. 261 k.p.).

Ustawa o delegowaniu kierowców wprowadza jednak taki zakaz do ustawy o czasie pracy kierowców wskazując, że:

• w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach przewozów drogowych nie stosuje się art. 261 § 1 k.p.,
• pracodawca może zakazać kierowcy jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy, o ile jest to uzasadnione względami bezpieczeństwa w transporcie drogowym lub koniecznością przestrzegania przepisów socjalnych w transporcie drogowym

– art. 24 ust. 2 i 3 ustawy o czasie kierowców.

Wyłączenie ze stosowania art. 261 k.p. obejmuje wszystkich kierowców podlegających pod przepisy ustawy o czasie pracy kierowców, a więc wszystkich pracowników zatrudnionych jako kierowcy, bez względu na rodzaj prowadzonych pojazdów, którymi realizują przewozy drogowe (przejazdy w całości lub w części po drodze publicznej z ładunkiem lub bez, pojazdem przeznaczonym do przewozu osób lub rzeczy). Nie pozwala to jednak na wprowadzenie ogólnego zakazu podejmowania innej pracy. Z tego względu zakaz przewidziany w art. 24 ust. 3 ustawy o czasie pracy kierowców dotyczy:

• pozostawania w stosunku pracy zawartym z innym pracodawcą lub
• pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy (dotyczy to przede wszystkim umów cywilnoprawnych, ale obejmować może także jakikolwiek inny stosunek prawny nie tylko o charakterze zarobkowym, w ramach którego realizowane byłyby jakiekolwiek czynności, np. umowę wolontariacką).

Na tym tle powstają wątpliwości dotyczące tego, czy można takimi zakazami objąć wszystkich kierowców, czy zakaz może obejmować tylko wykonywanie innej pracy czy również samo nieaktywne związanie umową i co z umowami zawartymi przed nawiązaniem stosunku pracy przez kierowcę.

PRZYKŁAD

Jednostka samorządowa zamierza ustanowić zakaz podejmowania jakiejkolwiek dodatkowej pracy dla kierowców. Przepisy ustawy o czasie pracy kierowców, pozwalające na wprowadzenie zakazu podejmowania pracy u innego pracodawcy lub wykonywania usług na innej podstawie wskazują, że zakaz może być ustanowiony tylko wówczas, gdy jest to uzasadnione względami bezpieczeństwa w transporcie drogowym lub koniecznością przestrzegania przepisów socjalnych w transporcie drogowym.

W opisanej regulacji odniesiono się do transportu drogowego, które to pojęcie należy rozumieć zgodnie z definicją zawartą w ustawie z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Jest nim krajowy lub międzynarodowy transport drogowy, czyli podejmowanie i wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie przewozu osób lub rzeczy pojazdami samochodowymi. Pojęcie transportu drogowego obejmuje także:

• każdy przejazd drogowy wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do działalności gospodarczej, niespełniający warunków przewozów na potrzeby własne,

• działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy,

• działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa przy przewozie osób.

Kierowca zatrudniony w jednostce samorządowej podlega pod przepisy ustawy o czasie pracy kierowców, ale nie wykonuje transportu drogowego (realizuje przewozy drogowe). Nie ma zatem możliwości ustanowienia takiego zakazu dla kierowcy zatrudnionego w jednostce samorządowej, z uwagi na względy bezpieczeństwa lub przepisy socjalne w transporcie drogowym.

Warto wskazać, że przepisy k.p. wskazują na zakaz „pozostawania” w zatrudnieniu, a nie na zakaz „wykonywania” innego zatrudnienia. Zatem zgodnie z literalnym brzmieniem tego przepisu pracodawca może zakazać nie tylko innej pracy, ale także samego związania inną umową nawet bez jej realizowania. Należy jednak zwrócić uwagę na cel wprowadzenia zakazu pracy kierowców w innym podmiocie, którym są niewątpliwie przede wszystkim względy bezpieczeństwa, zarówno kierowcy, jak i innych uczestników ruchu drogowego, na które wpływa przemęczenie związane z wykonywaniem innej pracy.

A zatem dopuszcza się sytuacje, gdy kierowca jest związany inną umową, ale nie wykonuje żadnej pracy.

PRZYKŁAD

Kierowca ma zawartą inną umowę o pracę. Jednak u tamtego pracodawcy przebywa na wieloletnim urlopie bezpłatnym. W tym przypadku pracodawca kierowcy nie może nakazać mu rozwiązania innej umowy o pracę, gdyż praca na podstawie tej umowy nie jest wykonywana.

Przy odniesieniu do innej pracy lub usług nie ma znaczenia rodzaj pracy lub zakres wykonywanych czynności w ramach innego stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej.

WAŻNE! Zakaz wykonywania innej pracy przez kierowców może dotyczyć pozostawania w stosunku prawnym, w ramach którego realizowane są jakiekolwiek czynności, a nie tylko usługi transportowe (czy też – szerzej – przewozy drogowe).

Zakres informacji o warunkach zatrudnienia

Obowiązująca od 26 kwietnia 2023 r. informacja o warunkach zatrudnienia zawiera m.in. informacje o obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy (art. 29 § 3 pkt 1 lit. b k.p.). Regulacja ta do 18 sierpnia 2023 r. obowiązywała w stosunku do wszystkich pracowników, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy. Od 19 sierpnia 2023 r. w stosunku do kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach przewozów rzeczy i okazjonalnych przewozów pasażerskich w informacji można pominąć ten element (art. 24 ust. 4 ustawy o czasie kierowców).

WAŻNE! Ograniczenie informacji o warunkach zatrudnienia obejmuje tylko tych kierowców, którzy wykonują przewozy rzeczy i okazjonalne przewozy pasażerskie (osób) i powinny one być podstawowymi przewozami realizowanymi przez te osoby.

Przewóz okazjonalny to przewóz osób, który nie stanowi przewozu regularnego, przewozu regularnego specjalnego albo przewozu wahadłowego.

Przewóz rzeczy oznacza każdy inny przewóz niż przewóz osobowy – w bardzo ogólny i potoczny sposób można powiedzieć, że jest to przewóz każdy inny niż przewóz ludzi. Będą to np. przewozy towaru do sklepów, paliw, nabytych przez klienta urządzeń, materiałów budowlanych.

podstawa prawna:

• art. 38, art. 40 ustawy z 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz.U. z 2023 r. poz. 1523),
• art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1787),
• art. 2, art. 22, art. 24, art. 26f–26i ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców – (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1473; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1523),
• art. 19 ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1672),
• art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 (Dz.Urz. UE L z 2006 r. nr 102 poz. 1; ost. zm. Dz.Urz. UE L z 2020 r. nr. 249, poz. 1).

Marek Rotkiewicz

prawnik, specjalizujący się w prawie pracy, specjalista z zakresu kadr i zatrudnienia

Niedopuszczenie pracownika do pracy wskutek badania trzeźwości – jak wpływa na prawo do wynagrodzenia

Czas niedopuszczenia pracownika do pracy z powodu obecności w organizmie alkoholu, wskazującej na stan po jego użyciu albo stan nietrzeźwości, jest okresem nieobecności niepłatnej. W sytuacji zaś, gdy wynik badania trzeźwości nie wskaże na spożycie alkoholu, czas niedopuszczenia zatrudnionego do pracy należy traktować jako absencję usprawiedliwioną, za którą przysługuje wynagrodzenie. Naliczać się je powinno z uwzględnieniem zasad kalkulowania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki pensji ustalane w wysokości przeciętnej wyliczać trzeba z miesiąca, w którym przypadła nieobecność w pracy.

Pracodawca nie dopuszcza do pracy m.in. pracownika:

• wobec którego ma uzasadnione podejrzenie, że stawił się w pracy w stanie po użyciu alkoholu lub w stanie nietrzeźwości albo spożywał alkohol w czasie pracy (przez „uzasadnione podejrzenie” należy rozumieć przekonanie, że pracownik znajduje się w pracy pod wpływem alkoholu, na co może wskazywać np. wyczuwalna woń alkoholu czy nietypowe zachowanie przejawiające się w zaburzeniach ruchu, równowagi, wzroku lub sprawności intelektualnej oraz czasu reakcji na bodźce słuchowe i wzrokowe);
• którego wynik kontroli trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w rozumieniu art. 46 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, stanowiącym, że:
  • stan po użyciu alkoholu występuje, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm³,
  • ze stanem nietrzeźwości mamy do czynienia wówczas, kiedy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm³.

Wynagrodzenie, gdy potwierdzono obecność alkoholu w organizmie pracownika

Okres niedopuszczenia zatrudnionej osoby do pracy w efekcie potwierdzonego stanu po użyciu alkoholu albo stanu nietrzeźwości powinien być przez pracodawcę potraktowany jako nieobecność nieusprawiedliwiona niepłatna (chyba że uregulowania wewnątrzzakładowe stanowią inaczej). Takie podejście jest całkowicie uzasadnione, gdyż generalnie trudno uznać dobrowolne spożywanie alkoholu przez pracownika za okoliczność usprawiedliwiającą niemożność wypełniania obowiązków służbowych, a tym bardziej obligującą pracodawcę do jej opłacania z własnych środków. Stosownie wszakże do jednej z naczelnych reguł kodeksowych, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną, zaś za czas niewykonywania pracy prawo do wynagrodzenia jest zachowane tylko wówczas, gdy przesądzają o tym przepisy prawa pracy (art. 80 Kodeksu pracy).

Powyższe oznacza, że uznany za nieusprawiedliwiony (i tym samym niepłatny) okres niedopuszczenia pracownika do wykonywania pracy wskutek spożycia alkoholu musi powodować odpowiednie pomniejszenie należnego mu wynagrodzenia.

W przypadku absencji pracownika, za którą nie przysługuje mu świadczenie chorobowe i za którą nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia, obliczenie pensji określonej stałą stawką miesięczną za przepracowaną część miesiąca sprowadza się do:

• podzielenia miesięcznej stawki wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu (czyli – w myśl stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 października 2014 r. – przez liczbę godzin, do wypracowania których pracownik zobowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy wyznaczonym na podstawie art. 130 Kodeksu pracy, a nie przez liczbę roboczogodzin w danym miesiącu zgodnie z rozkładem czasu pracy konkretnego pracownika);
• pomnożenia otrzymanego wyniku przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy;
• odjęcia wyliczonej kwoty od wynagrodzenia należnego za cały miesiąc (§ 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, dalej: rozporządzenie z 29 maja 1996 r.).

PRZYKŁAD

25 września 2023 r. pełnoetatowy pracownik (pracujący od poniedziałku do piątku po 8 godz.) został przed rozpoczęciem roboczej dniówki – zgodnie z zapisami regulaminu pracy – poddany na portierni rutynowemu badaniu trzeźwości przy użyciu alkomatu. Pomiar wspomnianym urządzeniem wskazał na obecność w wydychanym powietrzu powyżej 0,50 mg alkoholu w 1 dm³. W związku z tym faktem kierownik zakładu nie dopuścił go do pracy, przez co wystąpiła u niego 8-godzinna niepłatna nieusprawiedliwiona absencja w pracy.

Uwzględniając fakt, iż jego stała miesięczna pensja wynosi 4800 zł (i że nie miał on żadnych innych wrześniowych nieobecności w pracy), wyliczenie wynagrodzenia za przepracowaną część września powinno wyglądać następująco:

• 4800 zł : 168 godz. do przepracowania nominalnie we wrześniu 2023 r. = 28,57 zł,

• 28,57 zł × 8 godz. nieobecności 11 września 2023 r. = 228,56 zł,

• 4800 zł – 228,56 zł = 4571,44 zł.

Zaprezentowany sposób ustalania wynagrodzenia nie ma zastosowania do pracowników wynagradzanych w innych systemach niż miesięczny, kiedy wysokość pensji zależna jest od czasu pracy lub wyników pracy.

Osobom zatrudnionym w systemie pracy godzinowej za realizację wyznaczonych zadań przysługuje wynagrodzenie będące iloczynem liczby przepracowanych godzin i stawki godzinowej.

Podobnie jest w przypadku pracowników opłacanych prowizją lub akordem. Im za czas przepracowany należy się odpowiednio pensja będąca iloczynem podstawy wynagrodzenia prowizyjnego i stawki procentowej oraz jednostek wykonanej pracy i płacy za jedną jednostkę.

W odniesieniu do wymienionych systemów wynagradzania nie wylicza się zatem kwoty pomniejszenia pensji za niepłatne okresy nieświadczenia pracy.

Nadużycie alkoholu a zwolnienie lekarskie

Niekiedy pracownik z powodu nadużycia alkoholu uzyskuje zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA stwierdzające czasową niezdolność do pracy. W takiej sytuacji:

• na wspomnianym dokumencie powinien znaleźć się kod literowy „C” (art. 57 ust. 1 pkt 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; dalej: ustawa zasiłkowa);
• świadczenie chorobowe nie przysługuje za okres pierwszych 5 dni niezdolności (art. 16 ustawy zasiłkowej).

Podkreślmy w tym miejscu, że pracownikowi, który przez część miesiąca chorował i za ten okres nie nabył prawa do należności za niedyspozycję zdrowotną, należy się wynagrodzenie za pracę wykonaną w pozostałe dni tego miesiąca. Wynagrodzenie to, w odniesieniu do pracownika opłacanego stawką miesięczną w stałej wysokości, ustalać powinniśmy poprzez:

• podzielenie stałej pensji przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu (tj. nominalny czas pracy);
• pomnożenie otrzymanej stawki za 1 godzinę pracy (po zaokrągleniu do 2 miejsc po przecinku) przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika (stanowisko Biura Prasowego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 21 października 2011 r.).

PRZYKŁAD

Pracujący od ponad 3 lat w spółce z o.o. na pełny etat pracownik zatrudniony jest w podstawowej organizacji czasu pracy ze stałym wynagrodzeniem wynoszącym 4400 zł brutto miesięcznie. Na okres od 11 do 22 września 2023 r. otrzymał on od swojego lekarza rodzinnego zwolnienie lekarskie z kodem literowym „C” oznaczającym niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu. Była to jego jedyna wrześniowa absencja.

W przedstawionych okolicznościach, kierując się wytycznymi resortu pracy, wynagrodzenie za przepracowaną część września powinno zostać obliczone jak poniżej:

• 4400 zł : 168 godz. do przepracowania nominalnie we wrześniu 2023 r. = 26,19 zł,

• 26,19 zł × 88 godz. pracy we wrześniu = = 2304,72 zł.

Oprócz ww. należności, pracownik we wrześniu powinien otrzymać jeszcze świadczenie chorobowe za 7 dni niedyspozycji zdrowotnej w dniach od 16 do 22 września (12 dni zwolnienia lekarskiego – pierwsze 5 dni niezdolności do pracy).

Obliczanie wynagrodzenia, gdy badanie trzeźwości nie wskazało na spożycie alkoholu

W praktyce zdarza się, że badanie trzeźwości pracownika nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany do potraktowania okresu niedopuszczenia do pracy wskutek badania pracownika jako usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za czas której należne jest wynagrodzenie (art. 221d § 8 Kodeksu pracy).

Wynagrodzenie to ustalamy:

• z uwzględnieniem zasad obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym zastrzeżeniem, że składniki pensji ustalane w wysokości przeciętnej wyliczać należy z miesiąca, w którym przypadła nieobecność w pracy (§ 5 ust. 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.);
• w następujących etapach:
  • Krok 1. Ustalenie podstawy obliczeń, przyjmując stałe i zmienne składniki płacy przysługujące pracownikowi w miesiącu wystąpienia absencji (pomijamy tu m.in. te same składniki co w przypadku wynagrodzenia urlopowego, czyli np.: jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, premie uznaniowe oraz nagrody z zakładowego funduszu nagród),
  • Krok 2. Obliczenie stawki godzinowej ze stałych składników pensji poprzez podzielenie stałych elementów pensji przez nominalny czas pracy z miesiąca niedopuszczenia pracownika do pracy,
  • Krok 3. Wyliczenie stawki godzinowej ze zmiennych elementów płacy w drodze podzielenia składników o charakterze zmiennym, z miesiąca pojawienia się nieobecności w pracy przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu przez zatrudnionego,
  • Krok 4. Zsumowanie stałej oraz zmiennej stawki godzinowej i pomnożenie otrzymanej kwoty przez liczbę godzin, w czasie których pracownik nie został dopuszczony do pracy.

PRZYKŁAD

Pełnoetatowy pracownik, pracujący w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku po 8 godz. (od godz. 6.00 do 14.00), został niedopuszczony do pracy 18 września 2023 r., gdyż jego kierownik powziął wątpliwość co do jego stanu trzeźwości. Ponieważ pracownik nie podlegał kontroli trzeźwości na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych i twierdził stanowczo, że nie jest po spożyciu alkoholu, do zakładu pracy został wezwany patrol policji, celem przeprowadzenia badania alkomatem.

Badanie pokazało, że pracownik nie jest pod wpływem alkoholu. W rezultacie zatrudniony:

• podjął pracę o godz. 8.00,

• z powodu niedopuszczenia go do pracy nie świadczył jej przez 2 godz.

Biorąc pod uwagę fakt, iż wspomniany pracownik:

• jest opłacany stawką godzinową oraz zmienną premią regulaminową i razem należności te za przepracowane dni września wyniosły 5610 zł,

• we wrześniu przepracował łącznie 166 godz.,

za 2 godz. niedopuszczenia do pracy w rozstrzyganym przypadku powinien mieć naliczone wynagrodzenie w wysokości 73,08 zł brutto, zgodnie z wyliczeniem:

• 5610 zł : 166 godz. = 33,80 zł,

• 2 godz. × 33,80 = 67,60 zł

podstawa prawna:

• art. 221d, art. 80 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465),
• art. 46 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 165; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 803),
• art. 16, art. 57 ust. 1 pkt 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641),
• § 5 ust. 1, § 11–12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).

Mariusz Pigulski

specjalista z zakresu kadr i płac

Czy różnicowanie wysokości odprawy emerytalno-rentowej narusza zasadę równego traktowania

PROBLEM

Chcemy zróżnicować wysokość odprawy emerytalno-rentowej ze względu na staż pracy pracowników w naszym zakładzie. Pracownicy ze stażem pracy do 3 lat otrzymają odprawę w wysokości wynikającej z przepisów Kodeksu pracy (1-miesięczną). W przypadku gdy ich staż jest dłuższy, ale nie przekracza 7 lat – 2-miesięczną, a zatrudnieni powyżej 7 lat – 3-miesięczną. Czy nasze postępowanie będzie prawidłowe? Czy wprowadzając takie różnicowanie odprawy, nie naruszamy zasady równego traktowania pracowników? – pyta Czytelniczka z Kielc.