Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop - rząd przyjął zmiany w Kodeksie pracy
Rząd planuje zmiany w Kodeksie pracy i ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, które mają uprościć rozliczenia z pracownikami i ograniczyć biurokrację. Zgodnie z projektem, ekwiwalent za urlop będzie można wypłacić razem z ostatnim wynagrodzeniem, a wiele spraw między pracodawcą a pracownikiem – od wniosków urlopowych po konsultacje ze związkami zawodowymi – będzie można załatwić elektronicznie.
Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »
29 lipca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (projekt deregulacyjny), przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Projekt ma na celu ułatwienie dokonywania rozliczeń między pracodawcami a pracownikami, wydłużając nieznacznie termin wypłaty ekwiwalentu za urlop w przypadku rozwiązywania jest umowy o pracę, a także zwiększenie do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe. Projekt zawiera również zmiany, zgodnie z którymi rozszerzona zostanie możliwość komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej, ograniczając tym samym biurokrację i usprawniając załatwianie spraw w ramach stosunku pracy.
Kiedy pracodawca wypłaci ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?
Jedną z kluczowych zmian jest nowy sposób wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracodawcy będą mogli dokonać jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia, co pozwoli na zmniejszenie ryzyka wypłaty ekwiwalentu w błędnej wysokości, umożliwiając dokonanie niezbędnych wyliczeń po ustaniu stosunku pracy.
Oznacza to, że jeśli pracodawca wypłaca pensje do 10. dnia kolejnego miesiąca, ekwiwalent zostałby przelany razem z ostatnią pensją, a nie w dniu zakończenia pracy. Dotychczas wypłata ekwiwalentu musiała nastąpić w dniu rozwiązania umowy o pracę.
Pracodawcy będą mogli dokonać jednego przelewu należnego ekwiwalentu za urlop wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia.
Projekt zakłada również zwiększenie do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe.
Zobacz również: Jak obliczyć podstawę ekwiwalentu za urlop i współczynnik urlopowy »
Korespondencja z pracownikiem w formie elektronicznej
Projekt zawiera również przepisy usprawniające komunikację między pracodawcą a pracownikami i związkami zawodowymi, rozszerzając katalog spraw, które będą mogły być realizowane w postaci elektronicznej. Nowe przepisy będą dopuszczały możliwość korespondencji elektronicznej w przypadku przekazywania informacji o monitoringu, warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę oraz konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową.
Drogą elektroniczną będzie można załatwić również sprawy dotyczące: rozkładu czasu pracy, udzielenia czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych, udzielenia czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, udzielenia urlopu bezpłatnego, czy instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Forma elektroniczna będzie dopuszczalna w przypadku:
- przekazania informacji o monitoringu,
- przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
- konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
- sporządzenia rozkładu czasu pracy,
- wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
- wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
- wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, czyli ruchomego czasu pracy,
- wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
- wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
- wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
- wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,
- wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy,
- instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
We wszystkich wyżej wymienionych dokumentach, zamiast dotychczasowej formy pisemnej, dozwolone będzie dokonywanie tych czynności w postaci papierowej lub elektronicznej.
Nowe rozwiązania mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - opubl. 11 czerwca 2025 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji
Link do przebiegu procesu legislacyjnego »
Źródło: KPRM
Oprac. Katarzyna Bogucka
POTRZEBUJESZ POMOCY?