Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 22

I. URLOPY

Udzielanie urlopów wypoczynkowych 3

Urlop na dni pracy 3

Urlop proporcjonalny 3

Urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy 5

Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego na część etatu 6

Urlop uzupełniający 6

Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego u dwóch pracodawców 7

Podział urlopu wypoczynkowego na części jako wyjątek od zasady nieprzerwanego urlopu 8

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego 9

Podstawa odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego 9

Przekazanie pracownikowi informacji w sprawie odwołania z urlopu wypoczynkowego 10

Obowiązek powrotu do pracy po odwołaniu z urlopu wypoczynkowego 12

II. DYREKTYWY UNIJNE A POLSKIE PRAWO

Jakie zmiany do polskiego porządku prawnego wprowadza dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej? 13

Zmiany w zakresie umowy na okres próbny 13

Prawo do jednoczesnego zatrudnienia lub wykonywania pracy na innej podstawie 14

Rozszerzenie zakresu informowania o stosunku pracy oraz pisemna informacja dla pracownika 14

Przejście do innych form zatrudnienia 14

Zmiany w zakresie umów na czas określony 14

Inne zmiany 15

Jakie zmiany do polskiego porządku prawnego wprowadza dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów? 15

Przyznanie prawa do zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej 16

Przyznanie prawa do urlopu opiekuńczego 16

Inne zmiany 17

III. WYNAGRODZENIA

Zasady wynagradzania stażystów i osób odbywających praktyki absolwenckie 18

Wynagradzanie absolwenta na umowie o praktyki 18

Staż uczniowski 20

Wynagrodzenie a nieobecność w pracy 20

Staż bezrobotnego a kwestie wynagrodzeniowe 21

Czy z ekwiwalentu urlopowego pracodawca może potrącić nadpłacone wynagrodzenie 21

Wynagrodzenie stanowiące podstawę do odliczenia nienależnie wypłaconych kwot 22

Zasady dokonywania odliczenia z wynagrodzenia 22

Czy za 6-miesięczny okres wykonywania pracy w innym mieście pracownikowi przysługuje dieta 23

Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń z tytułu zmiany miejsca pracy 23

Cechy podróży służbowej 24

Od kiedy należy zmienić wysokość wynagrodzenia nauczyciela w związku z jego awansem zawodowym 25

Zmiana wysokości wynagrodzenia nauczyciela 25

Zmiana podstawy zatrudnienia nauczyciela 26

I. URLOPY

Urlop na dni pracy

Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 1542 § 1 Kodeksu pracy).

Przepisy regulujące problematykę urlopu nie definiują bezpośrednio pojęcia dzień pracy. Należy jednak przyjąć, że dzień pracy powiązany jest z harmonogramem czasu pracy konkretnego pracownika. W standardowych przypadkach dni pracy przypadają od poniedziałku do piątku, co nie zmienia faktu, że w pewnych systemach czasu pracy lub w zakładach o określonym profilu działalności dniem pracy może być również sobota, niedziela czy święto.

WAŻNE! Urlop wypoczynkowy udzielany jest na dni, które są dla pracownika dniami pracy.

Przykład

Dwóch pracowników pracuje w przedsiębiorstwie komunikacyjnym. Jeden z nich świadczy pracę na stanowisku księgowego, wykonując pracę od poniedziałku do piątku, drugi jest zatrudniony jako kierowca autobusu, który wykonuje swoje obowiązki zarówno w dni „robocze”, jak i w soboty, niedziele oraz w święta. W przypadku drugiego pracownika, urlop będzie mógł być udzielany zarówno na dni robocze od poniedziałku do piątku, jak i na dni pracy przypadające dla niego przykładowo w niedziele. Pracownik zatrudniony w charakterze księgowego będzie miał udzielane urlopy wyłącznie w dni mieszczące się w przedziale od poniedziałku do piątku.

Udzielając urlopu wypoczynkowego należy stosować zasadę, zgodnie z którą dzień urlopu to odpowiednik 8 godzin pracy. Tam gdzie pracowników obowiązuje odmienna norma czasu pracy wynikająca z przepisów szczególnych (przykładowo pracowników placówek medycznych), dzień urlopu będzie odpowiadał skróconej normie dobowej.

WAŻNE! Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

W wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość udzielenia pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy. Sytuacja taka dopuszczalna jest wówczas, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być urlop udzielony.

Przykład

Pracownik zakładu przemysłowego świadczy pracę w równoważnym systemie czasu pracy. Uwzględniając zasadę udzielania urlopu na harmonogramowe dni pracy, pracownikowi zostały do wykorzystania 4 godziny urlopu. Pracownik ma zamiar wykorzystać urlop w dniu, w którym powinien pracować 12 godzin. W takim przypadku pracownik będzie świadczył pracę w dniu, w którym wykorzystał urlop, przez 8 godzin. Na pozostałe 4 godziny pracodawca udzieli mu urlopu wypoczynkowego.

Urlop proporcjonalny

Zasadą jest nabywanie prawa do urlopu w pełnym wymiarze 1 stycznia danego roku kalendarzowego. W takim przypadku, gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu nieprzerwanie przez 12 kolejnych miesięcy, wówczas ma prawo w tym okresie wykorzystać pełną pulę (20 lub 26) dni urlopu. W sytuacji jednak, gdy w trakcie roku dochodzi do rozwiązania umowy, wówczas należny pracownikowi urlop wypoczynkowy będzie odpowiednio pomniejszony i ustalony z zachowaniem zasady proporcjonalności, z uwzględnieniem okresu przepracowanego w danym roku.

W przypadku rozwiązania umowy w trakcie roku, u pracodawcy dotychczasowego urlop będzie ustalany w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy. Wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy to pracownik przed rozwiązaniem stosunku pracy wykorzystałby urlop w przysługującym lub w wyższym wymiarze. Wówczas, w sytuacji gdy pracownik zatrudnia się u kolejnego pracodawcy, należy mu się urlop proporcjonalny do okresu:

• jaki pozostał do końca danego roku kalendarzowego - jeżeli pracownik został zatrudniony przynajmniej do końca tego roku,
• zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w przypadku gdy została zawarta umowa terminowa, na okres krótszy niż do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik podjął pracę.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzysta urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze niż wynikający z zachowania zasady proporcjonalności względem przepracowanego okresu. W takim przypadku u kolejnego pracodawcy pracownik będzie miał prawo do urlopu w wymiarze odpowiednio niższym.

WAŻNE! Jeżeli pracownik przed ustaniem zatrudnienia wykorzystał urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze niż mu przysługiwał, wówczas u kolejnego pracodawcy otrzyma urlop w wymiarze odpowiednio niższym.

Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Powyższa zasada jest obowiązująca również wtedy, gdy w danym roku kalendarzowym stosunek pracy z pracodawcą został rozwiązany, a po jakimś czasie strony ponownie zdecydowały się na zatrudnienie na podstawie stosunku pracy.

Przykład

Pracownik posiadający 15-letni staż urlopowy świadczył pracę na podstawie umowy na czas nieokreślony do końca września 2021 r. W okresie od października 2021 r. do maja 2022 r. pracownik nie świadczy pracy, przeznaczając ten czas na podniesienie swoich kwalifikacji zawodowych. Pracownik 1 czerwca 2022 r. będzie zatrudniony na podstawie umowy na czas określony obowiązującej do końca 2022 r.

W powyższym przypadku pracownik za okres od 1 czerwca do 31 grudnia 2022 r. będzie miał prawo do 16 dni urlopu zgodnie z wyliczeniem:

7/12 × 26 = 15,16 dnia, w zaokrągleniu 16 dni.

Zasada proporcjonalnego ustalania urlopu obowiązuje również w przypadku pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc okresie:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• pełnienia zasadniczej służby wojskowej, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienia służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienia służby zastępczej. Przepis ten obowiązuje od 23 kwietnia 2022 r., gdy weszła w życie ustawa z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny. Aktywną rezerwę tworzą osoby, które zgłosiły chęć pełnienia służby w aktywnej rezerwie, złożyły przysięgę wojskową i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej oraz nie ukończyły 55 roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski - 63 roku życia. Natomiast pasywną rezerwę tworzą osoby, które mają uregulowany stosunek do służby wojskowej i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej, i nie podlegają militaryzacji oraz nie ukończyły 55 roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski - 63 roku życia (art. 131 ust. 2 i 3 ustawy o obronie Ojczyzny),
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Zasada proporcjonalności w powyższych przypadkach ma zastosowanie do roku kalendarzowego, w którym pracownik powraca do dotychczasowego pracodawcy po okresie niewykonywania pracy. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie obniży w sposób proporcjonalny wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownikowi, jeżeli nabył on prawo do tego urlopu w danym roku, a następnie przebywał na urlopie wychowawczym i powrócił do pracy w tym samym roku. W takim przypadku pracownik zachowa prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Pracownica zatrudniona na czas nieokreślony, mająca prawo do 26 dni urlopu w roku kalendarzowym, korzysta w okresie od 1 marca do 30 czerwca 2022 r. z urlopu wychowawczego. W powyższym przypadku nie ma podstaw do obniżenia jej w sposób proporcjonalny wymiaru urlopu wypoczynkowego. Pracownica 1 stycznia 2022 r. nabyła prawo do 26 dni urlopu, a cały urlop wychowawczy został wykorzystany w takim terminie, który umożliwił pracownicy powrót do pracy w roku, w którym nabyła prawo do pełnej puli urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy

Pracownik, który rozpoczął swoją pierwszą pracę w życiu, nabywa prawo do urlopu w inny sposób niż pozostali pracownicy. W przypadku osób podejmujących pierwszą pracę uzyskanie prawa do urlopu wiąże się z koniecznością przepracowania konkretnego okresu pracy (miesiąc).

WAŻNE! Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

W przypadku gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu od pierwszego dnia danego miesiąca, wówczas pierwszy miesiąc pracy upłynie wraz z upływem ostatniego dnia miesiąca.

Przykład

Pracownik rozpoczyna pierwszą pracę w życiu 1 lipca 2022 r. W takim przypadku miesięczny okres pracy, z którego upływem pracownik nabędzie prawo do 1,66 wymiaru urlopu wypoczynkowego (zgodnie z zasadą 20 dni × 1/12 = 1,66), upłynie 31 lipca 2022 r.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik podejmie pracę w pierwszym dniu roboczym danego miesiąca i będzie świadczył pracę przez wszystkie kolejne dni robocze. Wówczas prawo do urlopu zostanie nabyte z upływem ostatniego dnia miesiąca.

Przykład

Pracownik rozpoczął swoją pierwszą pracę w życiu 1 kwietnia 2022 r. W takiej sytuacji miesięczny okres upłynie 30 kwietnia 2022 r.

Nie ma oczywiście przeszkód, aby pracownik w ramach swojej pierwszej pracy został zatrudniony w trakcie miesiąca kalendarzowego. W takiej sytuacji miesiąc pracy upłynie wraz z upływem w następnym miesiącu kalendarzowym dnia, który datą poprzedza dzień nawiązania stosunku pracy.

Przykład

Pracownik został zatrudniony w pierwszej pracy w życiu 12 lipca 2022 r. W takiej sytuacji prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego pracownik nabędzie z upływem 11 sierpnia 2022 r.

Uwzględniając powyższe należy pamiętać, że prawa do cząstkowego urlopu pracownik nabywa po każdym przepracowanym miesiącu - choć nie zawsze będzie to miesiąc w znaczeniu kalendarzowym.

Pracownik, podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu, urlop cząstkowy na powyższych zasadach będzie sukcesywnie nabywał wyłącznie w pierwszym roku pracy. 1 stycznia kolejnego roku pracownik nabędzie prawo do pełnej przysługującej mu puli urlopowej na dany rok.

Przykład

Pracownik do swojej pierwszej w życiu pracy został zatrudniony 16 grudnia 2021 r. Tym samym nie miał możliwości przepracowania w tym roku pełnego miesiąca pracy i nie nabył prawa do urlopu w 2021 r. Pozostając w zatrudnieniu 1 stycznia 2022 r., tego dnia nabył prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Warto pamiętać, że prawo pracy nie zawiera regulacji pozwalającej zaokrąglać pierwszy urlop w górę do pełnego dnia. Tym samym w pierwszym roku pracy każdy przepracowany miesiąc będzie wiązał się z nabyciem przez pracownika prawa do 1,66 dnia lub 2,16 dnia w sytuacji, gdy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu. Nie ma oczywiście przeciwwskazań, aby pracodawca kierując się dobrem pracownika, zaokrąglił ustalony wymiar urlopu do pełnych dni lub godzin.

Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego na część etatu

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, uwzględniając jako podstawę wymiar urlopu wynikający ze stażu pracy - 20 lub 26 dni. W takim przypadku niepełny dzień urlopu podlega zaokrągleniu do dnia pełnego.

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracownika na 1/4 etatu. Staż urlopowy pracownika przekracza 10 lat, co formalnie uprawnia go do urlopu w wymiarze 26 dni. Uwzględniając fakt zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop wypoczynkowy tego pracownika wynosi:

26 dni × 1/4 etatu = 6,5 dnia, co w zaokrągleniu daje 7 dni,

7 dni × 8 godzin = 56 godzin urlopu.

Powyższy przypadek przedstawia sytuację nabywania prawa do urlopu wypoczynkowego z dniem 1 stycznia. Inaczej sytuacja będzie wyglądała w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy w ciągu roku. W takim przypadku urlop będzie liczony zgodnie z zasadami proporcjonalności.

Tabela 4. Przykładowe zestawienie wymiarów urlopów wypoczynkowych pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy

Urlop uzupełniający

W sytuacji gdy pracownik wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie w ciągu tego roku nabył prawo do urlopu w wymiarze wyższym, będzie uprawniony do urlopu uzupełniającego (art. 158 Kodeksu pracy).

Pracownik uzyska prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego niezależnie od tego, w którym miesiącu nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Pracownica zatrudniona na podstawie umowy na czas określony 31 lipca 2022 r. osiągnie 10-letni staż pracy. W powyższym przypadku pracownica do końca lipca ma możliwość wykorzystania 20 dni urlopu, od 31 lipca 2022 r. będzie mogła wykorzystać kolejne 6 dni urlopu, w ramach urlopu uzupełniającego.

Nabycie prawa do urlopu uzupełniającego może być efektem zatrudnienia co najmniej 10 lat, jak również ukończenia w czasie zatrudnienia szkoły i zaliczenia okresu nauki do stażu pracy. Nie można również wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik przejdzie w trakcie roku kalendarzowego do pracy u nowego pracodawcy, u którego przepisy zakładowe kształtują uprawnienia urlopowe w sposób korzystniejszy niż wynikający z przepisów powszechnie obowiązujących.

Warto zauważyć, że przepis regulujący prawo do urlopu uzupełniającego odwołuje się do wymogu wykorzystania urlopu za dany rok kalendarzowy - urlopu wynikającego z wymiaru niższego (dotychczasowego). Tym samym może powstać wrażenie, że prawo do urlopu uzupełniającego nie powstanie w sytuacji, gdy pracownik z różnych względów w pierwszej kolejności nie wykorzysta urlopu przysługującego w wymiarze dotychczasowym. Można jednak przyjąć, że pracownik, który nie wykorzystał jeszcze pełnego urlopu wypoczynkowego wynikającego z wymiaru niższego, tak czy inaczej urlop uzupełniający nabędzie. Zasili on niewykorzystane wcześniej dni urlopu wypoczynkowego, uzyskane w ramach wcześniejszego, niższego wymiaru.

W przypadku urlopu uzupełniającego mogą pojawić się wątpliwości dotyczące zasad udzielania tak nabytego urlopu. Przepisy nie przewidują w tym zakresie szczególnych rozwiązań. Tym samym można uznać, że obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu uzupełniającego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. W szczególnych sytuacjach, gdy nie ma takiej możliwości (na przykład wynikających z siły wyższej), urlop uzupełniający przejdzie na rok kolejny w ramach urlopu zaległego.

WAŻNE! Pracodawca powinien udzielić uzupełniającego urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego u dwóch pracodawców

Typową sytuacją jest wykonywanie przez jednego pracownika pracy na rzecz jednego pracodawcy. W praktyce nie można jednak wykluczyć, że pracownik będzie zatrudniony u 2 lub więcej pracodawców (zakładając, że pracownik nie jest objęty zakazem konkurencji w trakcie zatrudnienia).

Pracownik zatrudniony u 2 lub większej liczby pracodawców nabywa uprawnienia związane ze stosunkiem pracy w sposób odrębny - w ramach każdego stosunku pracy. W takim przypadku nie można uznać, że pracownik jest objęty jednym zbiorczym stosunkiem pracy, niezależnie od liczby pracodawców, na rzecz których świadczy pracę.

Pracownik świadczący pracę na rzecz kilku pracodawców nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego u każdego z zatrudniających go w tym samym czasie pracodawców w wymiarze wynikającym z okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym oraz wymiaru etatu, w ramach którego świadczy pracę u każdego z pracodawców. Prawo do urlopu wypoczynkowego oraz jego roczny wymiar ustalane będą odrębnie w ramach każdego z równolegle istniejących stosunków pracy.

Przykład

Pracownik legitymuje się 15-letnim stażem pracy. W związku z powyższym ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku. Pracownik świadczy pracę na pół etatu w firmie X na podstawie umowy na czas nieokreślony zawartej w 2016 r. Dodatkowo pracownik w grudniu 2018 r. zatrudnił się u pracodawcy Y - również na pół etatu. W takiej sytuacji pracownik w 2022 r. będzie miał prawo do proporcjonalnego urlopu u każdego pracodawcy w wymiarze 13 dni. W przypadku gdyby pracownik pracował na pełny etat na rzecz 2 pracodawców, wówczas u każdego pracodawcy miałby prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego.

W przypadku świadczenia pracy u więcej niż jednego pracodawcy, może powstać problem w zakresie sposobu wykorzystania urlopu wypoczynkowego - tak aby sposób ten był zbieżny z celem urlopu. Jak wiadomo, rezultatem odrębności świadczenia pracy na podstawie 2 niezależnych stosunków pracy są odrębne urlopy wypoczynkowe, co prowadzi do wniosku, że uprawnienia urlopowe mogą być u poszczególnych pracodawców realizowane w sposób niezależny. Inaczej mówiąc, urlopy nie muszą pokrywać się w tym samym czasie (przypadać w te same dni).

WAŻNE! Równoległe zatrudnienie pracownika u 2 lub więcej pracodawców nie oznacza, że muszą oni koordynować termin udzielenia urlopu temu pracownikowi.

Odnosząc się do wątpliwości w zakresie czasu wykorzystywania urlopów wypoczynkowych u różnych pracodawców, można spotkać się z poglądem, zgodnie z którym w sytuacji wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w równoległych stosunkach pracy, praca nie może być świadczona zarówno na rzecz jednego, jak i drugiego pracodawcy. Powyższy pogląd opiera się na założeniu, że cel urlopu wypoczynkowego może zostać osiągnięty tylko wówczas, gdy pracownik zatrudniony u 2 lub u większej liczby pracodawców będzie korzystał w pełni z czasu wolnego, bez świadczenia pracy na rzecz któregokolwiek pracodawcy. Nie ma jednak regulacji prawnej, która nakazywałaby wszystkim pracodawcom, u których zatrudniony jest pracownik, współdziałanie w zakresie ustalania terminów udzielania urlopu wypoczynkowego. Pracownik odwołując się do celu urlopu wypoczynkowego, jakim jest regeneracja organizmu, nie ma zatem możliwości „wymuszenia” na pracodawcach, aby udzielili mu urlopu w tym samym czasie.

Pracownik decydując się na pracę na rzecz więcej niż jednego pracodawcy musi godzić się z ryzykiem, że nie będzie miał możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w tym samym terminie u wszystkich pracodawców. Pracodawcy udzielając urlopów działają w sposób zupełnie niezależny, kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowej organizacji pracy, jak również obowiązkiem udzielania urlopu pracownikowi w roku, w którym uzyskał do niego prawo. Pracownik nie ma jednak roszczenia, aby drugi i kolejny pracodawca udzielili mu urlopu w tym samym czasie co pracodawca, z którym termin wykorzystania urlopu został wcześniej ustalony.

Przykład

Pracownik zatrudniony u 3 pracodawców przedstawił propozycję wykorzystania urlopu, w ramach której każdy z powyższych pracodawców miałby udzielić urlopu w tym samym czasie. Dwóch pracodawców uwzględniło wniosek pracownika, ponieważ zbieżność terminów urlopów nie powodowała zakłóceń toku pracy. Trzeci pracodawca odmówił akceptacji propozycji urlopowej pracownika, proponując wykorzystanie urlopu w innym terminie. Pracownik złożył na pracodawcę skargę do Państwowej Inspekcji Pracy argumentując, że trzeci pracodawca, nie udzielając urlopu w terminie przez pracownika proponowanym, uniemożliwia mu osiągnięcie celu urlopu, jakim jest wypoczynek od pracy.

Skarga do PIP w powyższym zakresie nie spowoduje, że inspektor pracy zobowiąże pracodawcę do udzielenia urlopu w terminie przez pracownika proponowanym. Inspektor pracy nie ma bowiem możliwości ingerencji w sytuacji, gdy ze względów organizacyjnych nie ma możliwości udzielenia pracownikowi urlopu w terminie przez niego proponowanym. Nie ma również możliwości, aby inspektor pracy zobowiązał poszczególnych pracodawców do współdziałania w zakresie udzielania urlopów pracownikowi.

Podział urlopu wypoczynkowego na części jako wyjątek od zasady nieprzerwanego urlopu

Urlop wypoczynkowy powinien być nieprzerwany. Wyjątkiem od zasady nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego jest urlop udzielany w trybie na żądanie pracownika. Mimo iż bezpośrednio nie wynika to z przepisów, można przyjąć, że zasada nieprzerwanego urlopu nie obowiązuje również w przypadku urlopu zaległego, co wynika z jego szczególnego charakteru.

WAŻNE! Mimo że Kodeks pracy nie reguluje formy wniosku urlopowego, ze względów dowodowych wskazane jest, aby miał on formę pisemną.

Kierując się względami praktycznymi, w tym potrzebami pracowników, Kodeks pracy dopuszcza możliwość podziału urlopu na części. Warunkiem rezygnacji z udzielenia urlopu w jednorazowej puli dni wolnych od pracy jest wniosek pracownika.

Przepisy Kodeksu pracy regulujące problematykę urlopową nie przewidują w sposób bezpośredni, aby wniosek taki miał mieć formę pisemną. Jest to jednak forma jak najbardziej pożądana - zarówno ze względów organizacyjnych, jak i do celów dowodowych. Posiadając pisemne wnioski w sprawie podziału urlopów na części, pracodawca będzie mógł w przypadku kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy wykazać, że podział urlopu jest inicjatywą pracownika.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą między innymi dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Tym samym powyższy przepis może sugerować obowiązek prawny składania wniosków dotyczących podziału urlopu w formie pisemnej.

Wzór 1. Wniosek w sprawie udzielenia urlopu

Podział urlopu na części nie zawsze musi być efektem wniosku pracownika. Bywają bowiem przypadki, kiedy podział taki będzie wynikał z sytuacji od pracownika niezależnych.

Przykład

Pracodawca w porozumieniu z pracownikiem udzielił mu w sezonie letnim pełnej puli urlopu należnej na 2022 r. w wymiarze 26 dni. Podczas nieobecności pracownika wystąpiły okoliczności, które wymagały powrotu pracownika do pracy. W związku z tym pracodawca podjął decyzję w sprawie odwołania pracownika z urlopu.

W takim przypadku nastąpił podział urlopu na części wbrew woli pracownika. Niewykorzystana część urlopu zostanie udzielona w terminie późniejszym.

Przepisy wprowadzają ograniczenie dotyczące możliwości podziału urlopu na części, uniemożliwiające pracownikowi nadmierne rozdrabnianie przedziałów czasu, w których będzie korzystał z urlopu. W przypadku podziału urlopu na części przynajmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy).

Przykład

Pracownik złożył wniosek w sprawie podziału urlopu na części, w ramach którego urlop miałby być wykorzystywany od początku roku kalendarzowego wyłącznie w poniedziałki i piątki. Pracownik pisemnie potwierdził, że taki podział urlopu zapewnia mu wyższy poziom regeneracji niż podział zakładający przynajmniej jedną część urlopu, trwającą nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

W takim przypadku pracodawca nie ma prawa zaakceptować wniosku pracownika, niezależnie od jego subiektywnego przekonania co do słuszności proponowanego podziału.

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Udzielenie urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów lub w oparciu o porozumienie z pracodawcą pozwala pracownikowi na rozpoczęcie wykorzystywania urlopu zgodnie ze swoim uznaniem. Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku cały okres udzielonego urlopu wypoczynkowego będzie mógł być wykorzystany zgodnie z pierwotnymi założeniami. W przypadkach szczególnych uprawnieniem pracodawcy jest odwołanie pracownika z urlopu.

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu tylko w sytuacji, gdy obecność pracownika w zakładzie wymagana jest z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia korzystania z urlopu. Żadne inne okoliczności poza wskazanymi wyżej nie dają pracodawcy prawa do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego.

Podstawa odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego

Prawidłowe odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego wymaga wystąpienia łącznie 2 przesłanek.

Pierwszą z nich jest konieczność obecności pracownika w zakładzie w terminie wykorzystywanego urlopu wypoczynkowego. Należy w tym miejscu podkreślić, że konieczności obecności pracownika w zakładzie muszą wymagać szczególne okoliczności. W przeciwnym wypadku, pracodawca mógłby każdą, nawet najbardziej błahą, przyczynę wykorzystać jako podstawę odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Tym samym okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu powinny mieć charakter nadzwyczajny i kluczowy w kontekście potrzeb pracodawcy, w tym w zakresie zapewnienia prawidłowej organizacji pracy.

Przykład

Pracownik działu personalnego rozpoczął wykorzystywanie 3-tygodniowego urlopu wypoczynkowego. Kilka dni po rozpoczęciu korzystania z urlopu u pracodawcy rozpoczęła się kompleksowa kontrola realizowana przez inspektora pracy, ze szczególnym naciskiem na problematykę prawnej ochrony pracy. Uwzględniając zakres obowiązków i uprawnień pracownika służby działu personalnego, można uznać, że w powyższym przypadku istnieje podstawa do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Warto w takim przypadku, aby swoją decyzję pracodawca uprzednio skonsultował z inspektorem pracy. Istnieje bowiem szansa, że odwoływanie pracownika z urlopu nie będzie konieczne - o ile pracodawca będzie w stanie samodzielnie przedłożyć inspektorowi pracy stosowną dokumentację, w tym przekazać informacje w oczekiwanym zakresie. Można jednak uznać, że odwołanie pracownika działu personalnego z urlopu wypoczynkowego będzie jak najbardziej zasadne i niezbędne w sytuacji, gdy kontrola inspektora pracy będzie kontrolą dedykowaną, której przedmiotem będzie problematyka prawnej ochrony pracy.

Druga przesłanka, która musi wystąpić, jeżeli pracodawca chce odwołać pracownika z urlopu, to ujawnianie się okoliczności uzasadniających odwołanie pracownika z urlopu dopiero po rozpoczęciu korzystania z uprawnienia urlopowego.

Przykład

Pracodawca w dniach 6-10 czerwca 2022 r. zgodnie z wcześniejszym harmonogramem rozpoczął wdrażanie nowego oprogramowania komputerowego, niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy. Informacja o planach i terminie wdrażania nowych rozwiązań informatycznych była pracodawcy wiadoma od 2 miesięcy. Główny informatyk od 6 czerwca 2020 r. rozpoczął korzystanie z urlopu ujętego w planie urlopów, który nie został skorygowany przez pracodawcę w związku z planami wdrażania nowych rozwiązań informatycznych. W powyższym przypadku pracodawca nie ma podstaw do odwoływania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może ponosić ryzyka niewłaściwego zarządzania w zakresie zapewnienia prawidłowej organizacji procesu pracy. Ponieważ termin wdrażania nowych programów informatycznych był pracodawcy znany przed rozpoczęciem przez pracownika korzystania z urlopu wypoczynkowego, urlop powinien był zostać przesunięty na inny termin, a nie odwołany. W omawianym przypadku można przyjąć, że pracownik nie miał obowiązku wnioskowania do pracodawcy o przesunięcie terminu urlopu.

Pracodawca, zanim podejmie ostateczną decyzję w sprawie odwołania pracownika z urlopu, powinien dokonać analizy, czy przesłanka uzasadniająca decyzję w sprawie przerwania urlopu ma właściwą rangę oraz czy okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu ujawniły się dopiero po tym, jak pracownik rozpoczął wykorzystywanie urlopu.

Dobrą praktyką przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie odwołania pracownika z urlopu jest próba takiego zorganizowania procesu pracy, aby odwoływanie pracownika z urlopu nie było konieczne. Nie można bowiem wykluczyć po głębszym zastanowieniu, że nieobecność pracownika w zakładzie może być zrekompensowana poprzez wykorzystanie przez pracodawcę zasobów kadrowych, które pozostają aktualnie w jego dyspozycji.

Przykład

Doszło do wypadku na terenie zakładu pracy. Pracodawca zarządzeniem wewnętrznym powołał stały zespół powypadkowy, w składzie: pracownik służby bhp oraz przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Podczas zdarzenia przedstawiciel pracowników przebywał na urlopie wypoczynkowym.

W powyższym przypadku, zanim pracodawca podejmie decyzję w sprawie odwołania stałego członka zespołu powypadkowego z urlopu, powinien rozważyć możliwość przydzielenia do zespołu powypadkowego innego pracownika - posiadającego aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolenia w dziedzinie bhp.

Przekazanie pracownikowi informacji w sprawie odwołania z urlopu wypoczynkowego

Podjęcie przez pracodawcę jedynie decyzji w sprawie odwołania pracownika z urlopu nie powoduje po stronie zatrudnionego obowiązku przerwania pracy i powrotu do zakładu. Decyzja pracodawcy musi bowiem do pracownika dotrzeć, co w praktyce może okazać się bardzo problematyczne.

Jak wiadomo realizacja urlopu wypoczynkowego nie wiąże się dla pracownika z żadnymi ograniczeniami w zakresie sposobu czy miejsca spędzania czasu wolnego. Ponieważ wyłącznie pracownik decyduje o tym, w jakiej formie i gdzie chce spędzać urlop wypoczynkowy, pracodawca może mieć duże trudności z przekazaniem pracownikowi informacji w sprawie odwołania go z urlopu wypoczynkowego.

Żaden przepis nie nakłada na pracownika obowiązku przekazywania danych umożliwiających odwołanie go z urlopu - w tym dokładnego adresu miejsca spędzania urlopu czy numeru telefonu, pod którym pracownik będzie dostępny w czasie urlopu.

WAŻNE! Pracodawca nie może żądać od pracownika przekazania danych umożliwiających odwołanie go z urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Pracodawca przed udzieleniem pracownikowi urlopu wypoczynkowego zażądał od niego podania aktualnego numeru prywatnego telefonu kontaktowego. Pracownik odmówił i poprosił pracodawcę o podanie podstawy prawnej żądania w sprawie numeru telefonu. Pracodawca wskazał na przepisy umożliwiające odwołanie pracownika z urlopu, jak również na zasadę dbałości o dobro zakładu pracy. Jednocześnie pracodawca zagroził, że brak podania prywatnego numeru telefonu będzie skutkował zastosowaniem względem pracownika kary porządkowej. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Przekazanie pracodawcy danych umożliwiających odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest dobrowolne.

W związku z dostosowaniem przepisów Kodeksu pracy do wymogów rozporządzenia RODO można spotkać się z poglądem prezentowanym przez niektórych ekspertów, zgodnie z którym obowiązkiem pracownika jest podanie dodatkowych danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku prawnego. Tym samym pracodawca może żądać od pracownika podania numeru prywatnego telefonu na potrzeby zrealizowania uprawnienia, jakim jest odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego. Uwzględniając fakt, iż przepis Kodeksu pracy zobowiązujący pracownika do podania danych osobowych niezbędnych do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku prawnego przez pracodawcę jest stosunkowo nowy, trudno jednoznacznie przesądzać, czy pracownik na jego podstawie ma obowiązek podania numeru telefonu komórkowego przed udaniem się na urlop wypoczynkowy. Nawet jeżeli z czasem wypracowany zostanie pogląd, zgodnie z którym podawanie numeru telefonu przed rozpoczęciem urlopu będzie obowiązkiem pracownika, to w żadnym razie pracodawca nie będzie miał prawa żądać, aby pracownik zabrał ten telefon na urlop.

Ponieważ przepisy w sprawie odwołania pracownika z urlopu są bardzo ogólne, pracodawca może mieć wątpliwość, czy skuteczne przeprowadzenie czynności odwołania musi wiązać się z przekazaniem stosownej informacji pracownikowi w sposób bezpośredni. Ponad wszelką wątpliwość istnieje możliwość, aby informacja w sprawie decyzji o odwołaniu pracownika z urlopu została przekazana nie bezpośrednio przez pracodawcę, ale np. przez przełożonego lub upoważnionego pracownika działu personalnego. Pracodawca jednak może mieć wątpliwość, co w sytuacji, gdyby nie można było nawiązać bezpośredniego kontaktu z pracownikiem korzystającym z urlopu. Czy w takim przypadku istnieje możliwość przekazania informacji w sprawie odwołania z urlopu wypoczynkowego za pośrednictwem osób trzecich - np. znajomych czy członków rodziny?

Odnosząc się do powyższej wątpliwości można uznać, że pracodawca nie powinien zlecać zawiadomienia w sprawie odwołania pracownika z urlopu innej osobie spoza zakładu pracy - niezależnie od tego, czy jest to osoba spokrewniona z pracownikiem czy też nie. Próba kontaktowania się np. z członkami rodziny pracownika w celu zobowiązania ich do poinformowania pracownika o potrzebie przerwania urlopu stanowiłaby ponadto niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych tych osób.

Przykład

Pracownik podejmujący zatrudnienie wypełnił kwestionariusz osobowy, w którym wskazał osobę, jaką należy zawiadomić w razie wypadku przy pracy. Po rozpoczęciu korzystania z urlopu wystąpiły okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu. Ponieważ pracodawca nie mógł skontaktować się z pracownikiem bezpośrednio, zadzwonił do osoby kontaktowej w razie wypadku przy pracy, aby przekazała ona pracownikowi informacje o potrzebie niezwłocznego powrotu do zakładu pracy. Powyższe postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Niezależnie od tego, że pracodawca posiada dane osoby kontaktowej, należy podkreślić, że dane te zostały udostępnione w ściśle określonym celu, jakim jest zawiadomienie w sytuacji, gdyby pracownik uległ wypadkowi. Pracodawca nie ma prawa przetwarzać do innych celów danych osobowych takiej osoby kontaktowej, np. w celu zrealizowania uprawnienia, jakim jest odwołanie pracownika z urlopu. Nawet jeżeli pracodawca dodzwoniłby się do osoby kontaktowej, ma ona pełne prawo zignorować polecenie pracodawcy w zakresie poinformowania pracownika o potrzebie przerwania urlopu.

Tak więc pracodawca chcąc przekazać informację w sprawie odwołania pracownika z urlopu, nie powinien zobowiązywać osób spoza zakładu do przekazania pracownikowi swojej decyzji. Tym samym pracodawca przekazując taką informację np. członkowi rodziny czy osobie kontaktowej w razie wypadku, nie ma prawa uznać, że dopełnił w sposób skuteczny wszystkich formalności niezbędnych dla powstania po stronie pracownika zobowiązania powrotu do pracy.

Obowiązek powrotu do pracy po odwołaniu z urlopu wypoczynkowego

W sytuacji gdy informacja w sprawie odwołania pracownika z urlopu dotrze do pracownika od pracodawcy (lub jego przedstawiciela), wówczas obowiązkiem zatrudnionego jest zastosowanie się do polecenia pracodawcy. Oznacza to przerwanie wypoczynku lub jakiejkolwiek innej aktywności przewidzianej na okres urlopu i konieczność niezwłocznego powrotu do pracy.

Polecenie przerwania urlopu oraz termin stawienia się do pracy powinny być tak ustalone, aby pracownik miał obiektywną możliwość powrotu we wskazanym przez pracodawcę terminie. Tym samym pracodawca powinien dostosować termin stawienia się pracownika w pracy do miejsca, w jakim pracownik się znajduje, i obiektywnej możliwości zorganizowania szybkiego powrotu do pracy.

Przykład

Pracownik mieszkający i świadczący pracę we Wrocławiu spędza urlop w jednej z nadmorskich miejscowości. Pracodawca w godzinach porannych poinformował pracownika telefonicznie o konieczności przerwania urlopu i stawienia się w siedzibie zakładu pracy za 4 godziny. W powyższym przypadku pracownik ma oczywiście obowiązek zastosowania się do decyzji w sprawie przerwania urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie będzie miał jednak obowiązku stawienia się w zakładzie pracy w czasie wskazanym przez pracodawcę. Trudno bowiem oczekiwać, że podróż powrotna, uwzględniając odległość między miejscem urlopu a siedzibą zakładu, będzie mogła być bezpiecznie zrealizowana w terminie oczekiwanym przez pracodawcę.

Warto zauważyć, że przepisy nie przewidują bezpośrednio obowiązku uzasadnienia pracownikowi powodów odwołania go z urlopu podczas przekazywania informacji zobowiązującej do powrotu do pracy. Należy jednak uznać, że pracodawca powinien pracownikowi podać powód swojej decyzji - w przeciwnym bowiem przypadku oznaczałoby to praktyczną możliwość odwołania pracownika bez jakiejkolwiek kontroli przesłanek uzasadniających decyzję w sprawie przerwania urlopu.

WAŻNE! Pracodawca nie ma obowiązku uzasadnienia swojej decyzji o odwołaniu pracownika z urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca, który decyduje się na odwołanie pracownika z urlopu, powinien mieć na względzie, że część niewykorzystanego urlopu będzie musiała być udzielona w terminie późniejszym, a pracownikowi należy się zwrot kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu. Przepisy nie wskazują jednak, o jakie koszty chodzi. Przyjmuje się, że pracownik może liczyć na zwrot kosztów, które zostały faktycznie poniesione i udokumentowane. W szczególności do kosztów tych zaliczają się koszty przejazdu czy opłaty za wykupione wczasy - zakwaterowanie w ośrodku wypoczynkowym czy w hotelu.

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

Mariusz Pigulski

specjalista z zakresu kadr i płac

II. DYREKTYWY UNIJNE A POLSKIE PRAWO

Jakie zmiany do polskiego porządku prawnego wprowadza dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej?

Istotą wprowadzonych zmian jest kwestia ustanowienia minimalnych praw mających zastosowanie do każdego pracownika w Unii Europejskiej, który jest stroną umowy o pracę lub pozostaje w stosunku pracy określonym przez obowiązujące w poszczególnych państwach członkowskich prawo, umowy zbiorowe lub przyjętą praktykę, z uwzględnieniem orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości.

Uzasadnienie wprowadzenia dyrektywy przewiduje, że celem przepisów jest poprawa warunków pracy poprzez popieranie bardziej przejrzystego i przewidywalnego zatrudnienia, zapewniając równocześnie zdolność adaptacyjną rynku pracy. Państwa członkowskie w tym Polska zobowiązane są podjąć środki niezbędne do wykonania dyrektywy w terminie do 1 sierpnia 2022 r.

Zmiany w zakresie umowy na okres próbny

Zgodnie z proponowanymi zmianami zawarcie umowy na okres próbny będzie można zawrzeć na okres nieprzekraczający:

1) 1 miesiąca - w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;

2) 2 miesięcy - w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Dodatkowo strony umowy będą mogły wydłużyć w umowie okresy, o których mowa w powyżej, nie więcej jednak niż o jeden miesiąc, jeżeli będzie to uzasadnione rodzajem pracy (projektowany art. 25 § 23). Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem będzie możliwe, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.

Ponadto projekt zmian przewiduje również wyjątek od 3-miesięcznego okresu umowy na okres próbny polegający na tym, że strony będą mogły uzgodnić w umowie o pracę, iż umowa o pracę na okres próbny przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności (gdy pracownik był nieobecny w pracy podczas okresu próbnego, okres próbny może zostać przedłużony w zależności od długości tej nieobecności).

Przykład

W spółce produkcyjnej przez 5 miesięcy obywała staż osoba skierowana z urzędu pracy. Bardzo dobrze wykonywała ona swoje obowiązki, pracodawca chciałaby zatrudnić ją na podstawie umowy o pracę, lecz w pierwszej kolejności na podstawie umowy na okres próbny. Czy po odbywanym stażu jest to możliwe czy osoba ta powinna zostać zatrudniona na podstawie umowy na czas określony lub nieokreślony?

Z powyższego wynika, że osoba ta nie była poprzednio zatrudniona na podstawie umowy na okres próbny u tego pracodawcy, więc możliwe jest jej zatrudnienie na tej podstawie, nawet jeśli poprzednio przez 5 miesięcy odbywała staż. Zgodnie z art. 25 § 2 k.p. umowę o pracę na okres próbny, nieprzekraczający 3 miesięcy, zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. Z kolei celem stażu jest nabycie kwalifikacji i umiejętności praktycznych do wykonywania pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą

Prawo do jednoczesnego zatrudnienia lub wykonywania pracy na innej podstawie

Przepisy unijne dopuszczają podejmowanie pracy u innych pracodawców poza harmonogramem czasu pracy ustalonym z tym pracodawcą, jak również zakaz niekorzystnego traktowania pracownika z tego powodu przez pracodawcę. Na skutek dostosowania unijnej regulacji do przepisów polskich po wprowadzeniu zmian pracodawca nie będzie mógł zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy. Przepisu tego nie będzie stosowało się w przypadku zawarcia umowy o zakazie konkurencji. Dodatkowo, zgodnie z projektowanym art. 294 § 1 k.p., m.in. jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym, będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy, nie będzie mogło być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie będzie mogło powodować wobec niego negatywnych konsekwencji, zwłaszcza stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przygotowanie do takiego wypowiedzenia lub rozwiązania albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny do rozwiązania umowy o pracę.

Rozszerzenie zakresu informowania o stosunku pracy oraz pisemna informacja dla pracownika

W zakresie samej treści umowy o pracę proponuje się rozszerzenie pewnych informacji wskazywanych w umowie np. wskazanie siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną - adres zamieszkania. Co do miejsca pracy projekt zakłada, by mogło być nie tylko jedno, ale można określić ich kilka.

Ponadto po zmianach pracodawca będzie musiał przekazywać - co do zasady w ciągu 7 dniu od dopuszczenia pracownika do pracy - więcej informacji o warunkach zatrudnienia. Chodzi m.in. o szkolenia, procedury rozwiązania stosunku pracy czy informacje odnośnie do wymiaru przysługującego pracownikowi płatnego urlopu. Rozszerzenie ww. informacji będzie dotyczyć także pracownika wysyłanego do pracy do państwa członkowskiego lub państwa trzeciego oraz pracownika delegowanego. Dodatkowo po zmianach informacja o warunkach jego zatrudnienia, jak również informacji o ich zmianie może być przekazana pracownikowi w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że będą one dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Przejście do innych form zatrudnienia

Ciekawą oraz całkowitą innowacją w Kodeksie pracy byłaby zmiana w zakresie możliwości złożenia przez pracownika do pracodawcy wniosku o zmianę formy, rodzaju umowy. Zmiana ta polega na tym, aby pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy, mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju pracy, zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub o zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy. Nie będzie to dotyczyło pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny (art. 293 § 1 k.p.). Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić taki wniosek pracownika (art. 293 § 2 k.p.). Prawo do złożenia ww. wniosku będzie przysługiwać pracownikowi raz w ciągu roku kalendarzowego, zaś pracodawca będzie udzielał pracownikowi na piśmie odpowiedzi na taki wniosek wraz z uzasadnieniem, biorąc pod uwagę potrzeby pracodawcy i pracownika, najpóźniej w terminie jednego miesiąca od dnia jego otrzymania (art. 293 § 3 k.p.).

Zmiany w zakresie umów na czas określony

Jak wskazano w uzasadnieniu dyrektywy w zakresie obowiązujących polskich przepisów istnieje nieuzasadnione nierówne traktowanie w zakresie warunków wypowiadania umów o pracę pracowników zatrudnionych na czas określony w porównaniu z pracownikami zatrudnionymi na czas nieokreślony. W związku z tym planowane zmiany zakładają dostosowanie przepisów, aby:

• w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca to wypowiedzenie - podobnie jak ma to miejsce przy wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony;
• o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony pracodawca zawiadamiał na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy,
• w razie ustalenia, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, sąd pracy - stosownie do żądania pracownika - będzie orzekał o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu - o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony. Ma jednomiesięczny okres wypowiedzenia. 30 czerwca 2022 r. pracodawca planuje złożyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy o prace za wypowiedzeniem z tym pracownikiem. W związku z planowanymi zmianami czy pracodawca musi w tym oświadczeniu wskazać przyczynę rozwiązania umowy?

Projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw z 4 lutego 2022 r., który jest opublikowany na stronie https://legislacja.rcl.gov.pl/, zakłada wejście w życie zmienionych przepisów z 1 sierpnia 2022 r. Tym samym, jeśli rozwiązanie umowy o pracę nastąpi z dniem 31 lipca 2022 roku pracodawca nie ma konieczności wskazywania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę.

Inne zmiany

Dodatkowo projekt nowelizacji Kodeksu pracy przewiduje inne dodatkowe zmiany, najważniejsze z nich to:

• obowiązek pracodawcy informowania o wolnych stanowiskach pracy i procedurach awansu;
• obowiązek pracodawcy informowania o warunkach pracy i płacy;
• ochrona pracownika przed zwolnieniem w przypadku np. wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o zmianę rodzaju pracy;
• szkolenia zapewniane przez pracodawcę na koszt pracodawcy oraz w miarę możliwości w godzinach pracy pracownika.

Podstawa prawna:

• Projekt ustawy z 4 lutego 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw;

• art. 25 § 2, art. 29, 30 ustawy z 26 czerwca 1974 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 141) Kodeks Pracy;

• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE. L Nr 186, str. 105);

dr Paulina Sołtys

Radca prawny, doktor nauk prawnych z dziedziny prawo pracy, trener, szkoleniowiec z zakresu prawa pracy i zatrudniania cudzoziemców

Jakie zmiany do polskiego porządku prawnego wprowadza dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów?

Dyrektywa ustanawia minimalne wymagania mające na celu osiągnięcie równości kobiet i mężczyzn pod względem szans na rynku pracy i traktowania w miejscu pracy - poprzez ułatwienie pracownikom będącym rodzicami lub opiekunami godzenia życia zawodowego z życiem rodzinnym.

W tym celu dyrektywa przewiduje indywidualne prawa związane z urlopem ojcowskim, urlopem rodzicielskim i urlopem opiekuńczym, a także elastyczną organizację pracy dla pracowników będących rodzicami oraz opiekunami. Celem dyrektywy jest zachęcenie do równiejszego dzielenia się obowiązkami opiekuńczymi między kobietami i mężczyznami. Termin wdrożenia postanowień tej dyrektywy upływa 2 sierpnia 2022 r.

Przyznanie prawa do zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej

W nowelizacji przepisów Kodeksu pracy w tym zakresie proponuje się wprowadzenie nowej instytucji, czyli zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Zgodnie z nową regulacją (art. 148¹k.p.) pracownikowi będzie przysługiwało zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym z powodu działania siły wyższej, w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika, z zachowaniem prawa do połowy wynagrodzenia (§ 1). Pracodawca będzie obowiązany udzielić tego zwolnienia na żądanie i w terminie wskazanym przez pracownika, zgłoszonym najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia (§ 3). Wymiar zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy będzie ustalany proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika; niepełna godzina zwolnienia od pracy będzie zaokrąglana w górę do pełnej godziny (§ 4). Ze zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym będzie mógł skorzystać także pracownik, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (§ 5), np. pracownik z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności albo pracownik zatrudniony w służbie zdrowia.

Co ważne - za czas zwolnienia od pracy, o którym wyżej mowa, pracownik zachowa prawo do 50 proc. wynagrodzenia obliczanego jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.

Przyznanie prawa do urlopu opiekuńczego

Dostosowanie przepisów polskich do przepisów unijnych przewiduje również specjalną regulację w postaci przyznania pracownikowi urlopu opiekuńczego w wymiarze do 5 dni w roku kalendarzowym w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych.

Za członka rodziny będzie uważało się syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka. Urlop będzie udzielny w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Urlop będzie udzielany na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 3 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu; we wniosku pracownik będzie wskazywał imię i nazwisko osoby, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia przez pracownika osobistej opieki lub wsparcia oraz w przypadku członka rodziny ‒ stopień pokrewieństwa z pracownikiem lub w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ‒ adres zamieszkania tej osoby. Za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie zachowa prawa do wynagrodzenia.

Wydłużenie wymiaru urlopu rodzicielskiego i przyznanie nieprzenoszalnej jego części dla każdego z pracujących rodziców

Nowelizacja przepisów przewiduje wydłużenie wymiaru urlopu rodzicielskiego, co oznacza, że pracownik - rodzic dziecka będzie miał prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wymiarze do:

a) 41 tygodni - w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,

b) 43 tygodni - w przypadku porodu mnogiego

Urlop w nowym, wyższym niż obecnie wymiarze nadal będzie przysługiwał łącznie obojgu pracownikom - rodzicom dziecka. Każdemu z rodziców dziecka będzie przysługiwało wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wyżej określonego wymiaru urlopu; prawa tego nie będzie można przenieść na drugiego z rodziców dziecka (będzie to nieprzenoszalna część urlopu). Skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w wymiarze co najmniej 9 tygodni będzie oznaczało wykorzystanie przez rodzica dziecka nieprzenoszalnej części urlopu.

Inne zmiany w zakresie urlopu rodzicielskiego, które miałby wejść w życie 2 sierpnia 2022 roku, to:

• uniezależnieniu prawa do urlopu rodzicielskiego od pozostawania matki dziecka w zatrudnieniu (ubezpieczeniu) w dniu porodu;
• wprowadzeniu w ramach ww. wymiaru urlopu rodzicielskiego nieprzenoszalnej części tego urlopu w wymiarze do 9 tygodni dla każdego z rodziców (oznacza to możliwość skorzystania przez każdego z rodziców z maksymalnie 32/34 tygodni tego urlopu);
• ustaleniu wysokości zasiłku macierzyńskiego za cały okres urlopu rodzicielskiego na poziomie 70 proc. podstawy wymiaru zasiłku (jednakże w razie złożenia przez pracownicę wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego w terminie nie później niż 21 dni po porodzie miesięczny zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego wyniesie 81,5 proc. podstawy wymiaru zasiłku);
• w każdym przypadku pracownikowi - ojcu dziecka za okres nieprzenoszalnej 9-tygodniowej części urlopu będzie przysługiwał zasiłek w wysokości 70 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

Inne zmiany

W zakresie planowanych zmian w związku z dostosowaniem naszych krajowych przepisów do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. przewiduje się wiele innych dodatkowych zmian, takich jak:

• możliwość stosowania elastycznej organizacji pracy mającej na celu zwiększenie uprawnień polegających na dostosowywaniu przez pracownika jego organizacji pracy do indywidualnych potrzeb, w tym poprzez: telepracę, elastyczne rozkłady czasu pracy (ruchomy czas pracy, indywidualny czas pracy i przerywany czas pracy), pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy. Możliwość skorzystania z elastycznej organizacji pracy będzie przysługiwała rodzicom opiekującym się dzieckiem do 8 lat oraz opiekunom. Odrzucenie wniosku o elastyczną organizację pracy będzie wymagało przedstawienia przez pracodawcę pisemnego uzasadnienia;
• skrócenie okresu, w którym będzie możliwe skorzystanie przez pracownika - ojca wychowującego dziecko z urlopu ojcowskiego - z 24 do 12 miesięcy od dnia urodzenia dziecka;
• wprowadzenie ochrony dla pracownika przed jakimkolwiek niekorzystnym traktowaniem przez pracodawcę lub negatywnymi konsekwencjami wobec pracownika z powodu skorzystania przez niego z uprawnień przysługujących na podstawie przepisów Kodeksu pracy; ochrona będzie dotyczyć także pracownika, który udzielił w jakiejkolwiek formie wsparcia pracownikowi korzystającemu z uprawnień przysługujących na podstawie przepisów Kodeksu pracy;
• wprowadzenie zakazu prowadzenia wszelkich przygotowań do zwolnienia pracowników w okresie ciąży i okresie urlopu macierzyńskiego, z którego pracownica korzysta w związku z urodzeniem dziecka bez składania wniosku, a także od dnia wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o udzielenie: części urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części i urlopu opiekuńczego, albo jego części oraz skorzystania z takiego urlopu, a także z powodu wystąpienia z wnioskiem o elastyczną organizację pracy do dnia zakończenia pracy w ramach elastycznej organizacji czasu pracy;
• wprowadzenie sankcji za naruszenie przepisów krajowych w zakresie objętym postanowieniami ww. dyrektywy oraz przepisów wprowadzanych do polskiego porządku prawnego w związku z jej wdrożeniem;
• w przypadku naruszenia równego traktowania w zatrudnieniu w sprawach wchodzących w zakres dyrektywy, ciężar dowodu będzie spoczywał na pracodawcy, a pracownik będzie musiał jedynie uprawdopodobnić, że do określonego naruszenia doszło;
• wydłużenie z 4. do 8. roku życia dziecka, do ukończenia którego pracodawca może polecać pracownikowi - tylko za jego zgodą - pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej, zatrudniać w systemie przerywanego czasu pracy oraz delegować poza stałe miejsce pracy;
• uregulowaniu w przepisach, że korzystanie przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego - z obniżonego wymiaru czasu pracy nie wpływa na wymiar tego urlopu;
• wprowadzeniu możliwości składania wniosków w postaci papierowej lub elektronicznej dla pracowników wnioskujących o uprawnienia rodzicielskie, o których mowa w dziale VIII Kodeksu pracy, a także o urlop opiekuńczy oraz zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej.

Podstawa prawna:

• Projekt ustawy z 4 lutego 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw;
• art. 25 § 2, art. 29, 30 ustawy z 26 czerwca 1974 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 141) Kodeks Pracy;
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE. L. Nr 188, str. 79).

dr Paulina Sołtys

radca prawny, doktor nauk prawnych z dziedziny prawo pracy, trener, szkoleniowiec z zakresu prawa pracy i zatrudniania cudzoziemców

III. WYNAGRODZENIA

Zasady wynagradzania stażystów i osób odbywających praktyki absolwenckie

Pracodawcy angażujący uczniów techników i branżowych szkół I stopnia niebędących pracownikami młodocianymi powinni zawierać pisemne umowy o staż uczniowski. Uczeń odbywający staż otrzymuje miesięczne świadczenie pieniężne, chyba że strony umowy postanowią, iż staż jest odbywany nieodpłatnie. Wysokość takiego świadczenia nie może przekraczać w 2022 r. kwoty 3010 zł. Natomiast miesięczne świadczenie pieniężne wypłacane za praktykę absolwencką nie może przekraczać 2-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Zbliża się sezon letni, w którym pracodawcy szczególnie chętnie angażują do prowadzonej działalności ludzi młodych. Mowa tu przede wszystkim o stażystach, absolwentach i praktykantach.

Wynagradzanie absolwenta na umowie o praktyki

Firmy zainteresowane optymalnymi formami nawiązywania współpracy z absolwentami (np. szkoły średniej) powinni zastanowić się nad skorzystaniem z umowy o praktyki absolwenckie. Jest to specjalny rodzaj umowy cywilnoprawnej, którą można zawrzeć z osobą, która nie skończyła 30 lat w dniu rozpoczęcia praktyki i ukończyła co najmniej gimnazjum lub 8-letnią szkołę podstawową (bądź posiada świadectwo ukończenia szkoły za granicą, uznane za równorzędne świadectwu ukończenia polskiego gimnazjum lub 8-letniej szkoły podstawowej).

Umowa o praktyki absolwenckie:

• może być odpłatna lub nieodpłatna,
• musi być zawarta na piśmie i określać: rodzaj pracy, w ramach której praktykant będzie uzyskiwał doświadczenie i nabywał umiejętności praktyczne, okres odbywania praktyki, tygodniowy wymiar czasu pracy w ramach praktyki oraz wysokość świadczenia pieniężnego, jeśli praktyki będą płatne,
• nie może dotyczyć pracy szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów bhp, np. pracy na wysokości, w zamkniętych zbiornikach czy przy natryskiwaniu lub napylaniu powierzchni wyrobami lakierowymi.

Omawiana forma współpracy z absolwentami wiąże się z kilkoma znaczącymi obostrzeniami, a mianowicie:

• dopuszczalny okres odbywanej praktyki to 3 miesiące - jeżeli pierwsza umowa była zawarta na czas krótszy, można podpisać z tą samą osobą kolejną umowę, z tym że łączny okres praktyki nie może przekroczyć 3 miesięcy;
• miesięczne świadczenie pieniężne wypłacane za praktykę nie może przekraczać 2-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (czyli w 2022 r. kwoty 6020 zł brutto);
• w razie praktyki odpłatnej trzeba zachowywać 7-dniowy termin wypowiedzenia umowy, liczony w dniach kalendarzowych i upływający w ostatnim dniu, np. wypowiedzenie umowy złożone 27 maja 2022 r. spowoduje rozwiązanie tej umowy z dniem 3 czerwca 2022 r. (nieodpłatną umowę o praktykę absolwencką można rozwiązać na piśmie w każdym czasie);
• do praktyk absolwenckich mają zastosowanie niżej wymienione przepisy Kodeksu pracy, dotyczące:

- zasad równego traktowania w zatrudnieniu (art. 183a-183e Kodeksu pracy), co jednak nie daje prawa domagania się takich samych warunków, jakie pracodawca zapewnia pracownikom (np. w zakresie urlopów czy wynagradzania),

- wymiaru czasu pracy (art. 129 § 1 i art. 131 § 1 Kodeksu pracy), na mocy których w przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy praktykanta nie może wynosić więcej niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a tygodniowy czas pracy (łącznie z nadgodzinami) nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin,

- wymiaru dobowego i tygodniowego odpoczynku (art. 132 § 1, art. 133 § 1 Kodeksu pracy), na mocy których praktykantowi przysługuje w każdej dobie prawo co najmniej do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu należy mu się co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego,

- uprawnienia do wliczanej do czasu pracy przerwy trwającej co najmniej 15 minut, gdy dobowy wymiar czasu pracy praktykanta wynosi co najmniej 6 godzin (art. 134 Kodeksu pracy),

- warunków pracy w porze nocnej (art. 1517 Kodeksu pracy).

Co ważne, wynagrodzenie absolwenta-praktykanta:

• nie podlega składkom ZUS - potwierdza to chociażby interpretacja indywidualna ZUS z 6 sierpnia 2019 r. (znak DI/100000/43/663/2019), w której stwierdzono, że:

ZUS Dyspozycja treści art. 6 ust. 1 ww. ustawy (ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - przyp. red.) zawiera katalog podmiotów objętych obowiązkiem ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Wyliczenie zawarte we wskazanym przepisie jest wyczerpujące i ma charakter zamknięty. Wobec powyższego należy wskazać, iż osoba odbywająca praktykę na podstawie umowy o praktyki absolwenckie w rozumieniu ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (...) nie podlega z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym. Taki bowiem tytuł nie został wymieniony w treści dyspozycji wyżej cytowanego art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz powiązanym art. 11 i 12 tej ustawy. Tym samym również od wynagrodzenia wypłaconego osobie z tytułu umowy o praktyki absolwenckie nie będzie obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (w tym na ubezpieczenie wypadkowe). (...);

• stanowi podstawę opodatkowania, choć stosuje się w odniesieniu do niego zwolnienie podatkowe na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku są m.in. przychody z tytułu odbywania praktyki absolwenckiej, otrzymane przez podatnika do ukończenia 26 roku życia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł.

Kalkulując zaliczkę podatkową od wynagrodzenia absolwenta-praktykanta, nie stosuje się kosztów uzyskania przychodu ani kwoty zmniejszającej podatek.

Miejmy na uwadze, że od początku 2022 r. zatrudniony w ramach umowy o praktyki absolwenckie zyskał prawo do złożenia płatnikowi pisemnego wniosku o niepobieranie od przysługujących mu należności zaliczek podatkowych pod warunkiem, że:

• jego roczne dochody nie przekroczą kwoty 30 000 zł oraz
• poza dochodami od tego płatnika nie uzyskuje on innych dochodów, od których zaliczki na podatek obliczane są z uwzględnieniem kwoty zmniejszającej.

Płatnik nie pobiera zaliczek podatkowych najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wspomniany wniosek.

Dzięki przedstawionemu rozwiązaniu, podatnik może korzystać z kwoty wolnej od podatku już w trakcie roku, a nie dopiero po jego zakończeniu i złożeniu zeznania podatkowego.

Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że:

• do limitu 30 000 zł powinny być wliczane zarówno dochody już osiągnięte w danym roku, jak i te dopiero spodziewane (czyli te, które będą uzyskane do końca roku);
• w rezultacie, podatnik powinien przewidzieć swoje roczne dochody i jeśli z szacunków wyjdzie, że będą one wyższe niż 30 000 zł, wówczas nie może wnioskować o niepobieranie zaliczek.

Przykład

Spółka z o.o. przyjęła od maja 2022 r. na 3 miesiące do pracy 25-letniego absolwenta szkoły wyższej w ramach umowy o praktyki absolwenckie przewidującej miesięczne wynagrodzenie na poziomie 3500 zł brutto.

Rozliczenie jego miesięcznego wynagrodzenia (z zastosowaniem podatkowej „ulgi dla młodych” na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy PIT) powinno wyglądać jak niżej:

Gdyby założyć, że ww. absolwent ukończył przed wypłatą czerwcowego wynagrodzenia 26 lat (i nie złożył wniosku o niepobieranie

zaliczki podatkowej), wówczas lista płac powinna zostać rozliczona następująco:

Staż uczniowski

Pracodawcy mogą również skorzystać z tzw. staży uczniowskich dla uczniów branżowych szkół I stopnia niebędących młodocianymi pracownikami oraz uczniów techników.

Uczeń odbywający taki staż uczniowski jest uprawniony do miesięcznego świadczenia pieniężnego, chyba że pomiędzy stronami zostanie ustalone, że staż jest odbywany nieodpłatnie.

Wysokość ww. świadczenia nie może przekraczać wysokości ustawowej płacy minimalnej.

Co istotne, świadczenie pieniężne wypłacane z tytułu stażu uczniowskiego podlega opodatkowaniu, ale można zastosować względem niego zwolnienie na mocy art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy PIT (tzw. ulgę dla młodych). Przepis ten stanowi, że wolne od podatku są m.in. przychody z racji odbywania stażu uczniowskiego, otrzymane przez podatnika do ukończenia 26 roku życia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł.

Podobnie jak w przypadku podatnika pracującego w ramach umowy o praktyki absolwenckie, w odniesieniu do uczestnika stażu uczniowskiego funkcjonuje zasada, dzięki której może on złożyć na piśmie płatnikowi wniosek o niepobieranie od przysługujących mu należności zaliczek podatkowych pod warunkiem, że jego roczne dochody nie przekroczą kwoty 30 000 zł oraz poza dochodami od tego płatnika nie uzyskuje on innych dochodów, od których zaliczki na podatek obliczane są z uwzględnieniem kwoty zmniejszającej.

Tabela. Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne stażysty

Wynagrodzenie a nieobecność w pracy

Warto w tym miejscu zastanowić się, w jakiej wysokości wypłacić absolwentowi lub uczestnikowi stażu uczniowskiego wynagrodzenie w razie jego nieobecności w pracy.

Umowy o praktyki absolwenckie ani umowy o staż uczniowski nie podlegają regulacjom Kodeksu pracy ani wydanych do niego rozporządzeń wykonawczych (w tym rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy). Nie ma więc powszechnie obowiązujących przepisów, które by nakazywały zmniejszanie wynagrodzenia absolwenta-praktykanta lub „ucznia” za czas absencji w pracy lub wskazywały na sposób wyliczania takiego pomniejszenia. W związku z tym za zasadny należy uznać pogląd, iż jeśli w treści umowy o praktyki absolwenckie lub umowy o staż uczniowski nie ma zapisów, które by odnosiły się do kwestii zachowywania lub utraty prawa do wynagrodzenia za okresy nieobecności, wynagrodzenie może być pomniejszone tylko wtedy, gdy zatrudniona osoba nie wykonała w pełni zleconych prac z powodu absencji.

Kwotę wspomnianego pomniejszenia można przykładowo ustalić poprzez podzielenie pełnego miesięcznego wynagrodzenia przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i pomnożenie otrzymanego wyniku (uprzednio zaokrąglonego do 2 miejsc po przecinku) przez liczbę dni wykonywania w tym miesiącu pracy będącej przedmiotem umowy.

Staż bezrobotnego a kwestie wynagrodzeniowe

Firmy zamierzające przyjąć kogoś do pracy w ramach stażu najczęściej korzystają z 2 możliwości w tym zakresie:

• nawiązują współpracę z osobą bezrobotną poprzez zawarcie umowy ze starostą, a uściślając - z powiatowym urzędem pracy właściwym ze względu na miejsce wykonywania działalności lub siedzibę firmy, a w przypadku, gdy we wniosku o staż wskazane jest imię i nazwisko bezrobotnego, który ma przyjść na staż - z urzędem pracy, w którym zarejestrowany jest ten bezrobotny;
• organizując tzw. staż uczniowski dla uczniów technikum lub branżowej szkoły I stopnia niebędących młodocianymi pracownikami.

Staż dla bezrobotnych:

• trwa do 6 miesięcy, a w przypadku bezrobotnego, który nie ukończył 30 roku życia - maksymalnie do 12 miesięcy;
• organizowany jest na wniosek podmiotu zatrudniającego zawierający m.in. proponowany okres odbywania stażu (od 3 do 12 miesięcy), opis zadań stażysty, wymagania dotyczące predyspozycji psychofizycznych i zdrowotnych, poziomu wykształcenia oraz minimalnych kwalifikacji poszukiwanej do pracy osoby.

Co ważne, zakład pracy, w związku z przyjęciem osoby bezrobotnej na staż, nie ponosi kosztów jej wynagrodzenia, gdyż stażysta w tym czasie otrzymuje stypendium (obecnie w wysokości 120% kwoty zasiłku dla bezrobotnych), które jest wypłacane przez starostę.

Podobnie jest w przypadku tzw. bonu stażowego będącego instrumentem aktywizacji bezrobotnych do 30 roku życia, który stanowi gwarancję skierowania do odbycia stażu w podmiocie wskazanym przez bezrobotnego na okres 6 miesięcy, o ile pracodawca zobowiąże się do zatrudnienia bezrobotnego (w ramach stosunku pracy) po zakończeniu stażu przez okres 6 miesięcy. W takich okolicznościach sam staż również jest finansowany przez starostę, z tym że koszty zatrudnienia stażysty po odbyciu stażu ponosi już zakład pracy. Po przejściu stażysty na „etat”, należy go wynagradzać według tych samych zasad, które obowiązują wszystkich innych pracowników.

Pracodawcy, który zatrudni bezrobotnego przez deklarowany okres 6 miesięcy, starosta wypłaca premię w wysokości 1500 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 18^3a-18^3e, art. 129 § 1, art. 131 § 1, art. 132 § 1, art. 133 § 1, art. 134 i art. 1517 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655),

• art. 1 ust. 2, art. 2 ust. 1, art. 3, art. 5 ustawy z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1244),

• art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655),

• art. 53, art. 66l ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 690),

• art. 21 ust. 1 pkt 148, art. 35 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 777),

• art. 6 ust. 1 pkt 9a, art. 6 ust. 4b, art. 12 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655),

• art. 66 ust. 1 pkt 24a, art. 66 ust. 2-3 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655).

Mariusz Pigulski

specjalista z zakresu kadr i wynagrodzeń

Czy z ekwiwalentu urlopowego pracodawca może potrącić nadpłacone wynagrodzenie

PROBLEM

Umowa o pracę jednego z naszych pracowników rozwiązała się 1 maja 2022 r. Po wypłacie wynagrodzenia za kwiecień 2022 r., które nastąpiło 28 kwietnia 2022 r., pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 29 kwietnia do 4 maja 2022 r. Jednak za ten okres pracownik nie ma jeszcze prawa do świadczeń chorobowych (jest w okresie wyczekiwania). Osobie tej przysługiwał ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Czy z ekwiwalentu mogliśmy odliczyć wynagrodzenie za dni nieprzepracowane w kwietniu 2022 r.? - pyta Czytelnik z Łomży.