Zadanie to polega na zapoznaniu się z wieloma dokumentami, sprawami, informacjami zaprezentowanymi w różnej formie, a następnie (w zależności od poleceń zawartych w instrukcji) ich uporządkowaniu, nadaniu priorytetów, przekazaniu dalej do wiadomości lub wykonania innym osobom, podjęciu decyzji, zaplanowaniu określonych działań. W szczególnych przypadkach formą podsumowania tego zadania może być krótka prezentacja (najczęściej dotycząca operacyjnych kwestii, np. przedstawienia wypracowanego planu działania). Ćwiczenie to powinno zostać skonstruowane w taki sposób, by odzwierciedlało zakres typowych zadań oraz odpowiedzialności i decyzyjności, adekwatnych do poziomu stanowiska, na którym znajduje się lub o które ubiega się osoba oceniana.

Oceniane kompetencje

Kluczowe kompetencje, które możemy oceniać z wykorzystaniem "Dokumentów na biurku", to organizacja, planowanie, ustalanie priorytetów, podejmowanie decyzji, delegowanie zadań oraz analiza. Zachowania definiujące te kompetencje samoistnie ujawniają się w ćwiczeniu tego rodzaju. Odpowiednio dobrany zestaw materiałów oraz poleceń w instrukcji może także umożliwić ocenę innych kompetencji, takich jak komunikacja pisemna, monitorowanie efektów, orientacja na rezultat, czy wybranych aspektów współpracy, zarządzania zespołem lub myślenia strategicznego. Jednak te kompetencje nie ujawniają się w ćwiczeniu "Dokumenty na biurku" w naturalny sposób. Dlatego autor zadania powinien najpierw przemyśleć, w jaki sposób zachowania będące przejawem tych kompetencji mogą ujawnić się w ramach pracy z dokumentami, a następnie przygotować odpowiedni zestaw tych dokumentów. Powinien także zadbać o takie sformułowanie polecenia w instrukcji, które zwiększy prawdopodobieństwo, że zostaną wykonane w oczekiwany sposób. Na przykład, jeśli chcemy ocenić komunikację pisemną, to w instrukcji powinno znaleźć się wyraźne polecenie, aby osoba oceniana przygotowała treści dokumentów dotyczących różnych kwestii i kierowanych do różnych osób (aby móc ocenić adekwatność stylu i sposobu komunikacji do różnych sytuacji - język formalny, nieformalny, urzędowy), to jest e-mail do współpracownika, notatka/raport dla przełożonego, wniosek/list do jakiegoś urzędu itp. Jeśli chcemy ocenić umiejętność nadawania priorytetów, to w instrukcji powinno się znaleźć konkretne polecenie, że każdej sprawie należy nadać odpowiedni priorytet. Dobrą praktyką może być nawet przygotowanie odpowiedniej tabeli lub rubryk pod każdym dokumentem, gdzie osoba realizująca zadanie będzie mogła wpisać przyznaną przez siebie rangę priorytetu.