Jak zgłosić zamiar wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF

Od 1 lutego 2026 r. podatnicy mogą korzystać w KSeF z funkcji przesyłania faktur ustrukturyzowanych wraz z załącznikami. Aby jednak mieć taką możliwość, konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie zamiaru korzystania z tej funkcji w e‑Urzędzie Skarbowym. Ministerstwo Finansów przypomina, że od 1 stycznia 2026 r. zgłoszeń dokonuje się wyłącznie poprzez dedykowany formularz ZGL_ZAL, dostępny w e‑US. Dopiero prawidłowe złożenie zgłoszenia i jego realizacja umożliwią podatnikowi wystawianie oraz przesyłanie w KSeF 2.0 faktur z załącznikami.

Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem

Aby skorzystać z możliwości wystawiania w KSeF 2.0 faktur z załącznikiem, podatnik musi wcześniej zgłosić taki zamiar w usłudze e‑Urząd Skarbowy. Od 1 stycznia 2026 r. w systemie dostępny jest dedykowany formularz ZGL_ZAL, za pośrednictwem którego należy przesyłać wszystkie zgłoszenia. Ministerstwo Finansów przypomina, że wyłącznie ten formularz służy do zgłaszania zamiaru wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem — nie należy korzystać w tym celu z „pisma ogólnego”.

Aby złożyć zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym:

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego: urzadskarbowy.gov.pl.

2. W menu bocznym wybierz „Deklaracje”, a następnie „Złóż e-Deklarację”:

3. W wynikach wyszukiwania wybierz zgłoszenie „ZGL_ZAL”:

4. Wypełnij zgłoszenie i wyślij je. Po wysyłce możesz pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Kiedy podatnik może wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikami

Jak informuje MF, zgłoszenie jest realizowane w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania UPO. Oznacza to, że zgłoszenia nie trzeba składać z dużym wyprzedzeniem (np. kilkumiesięcznym) przed planowaną datą rozpoczęcia wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Po złożeniu zgłoszenia podatnik otrzyma kilka powiadomień, ale dopiero ostatnie pozwoli na wystawianie faktur wraz z załącznikami:

• Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) – jest to potwierdzenie, że zgłoszenie zostało skutecznie złożone. Nie oznacza to jednak jeszcze możliwości wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF;

• informacja o statusie złożonego zgłoszenia wysłana na adres poczty elektronicznej, który został wskazany w treści zgłoszenia (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w KSeF); po przyjęciu zgłoszenia w e-Urzędzie zostaje ono bowiem przekazane do KSeF i dopiero tam zostaje zrealizowane;

• potwierdzenie przez Szefa KAS możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem na adres poczty elektronicznej podatnika maksymalnie w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania przez niego UPO (tj. od momentu, w którym UPO staje się dostępne do pobrania przez podatnika).

Rezygnacja z przesyłania załączników

Aby zgłosić zaprzestanie wystawiania i przesyłania do KSeF 2.0 faktur z załącznikiem należy złożyć w e-Urzędzie Skarbowym zgłoszenie ZGL_ZAP. Procedury związane z jego obsługą są analogiczne jak w przypadku zgłoszenia o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Po realizacji zgłoszenia podatnik będzie mógł nadal wystawiać w systemie faktury, lecz już bez załącznika. Składanie zgłoszenia ZGL_ZAP w serwisie e-Urząd Skarbowy przebiega analogicznie, z zastrzeżeniem konieczności wyboru formularza ZGL_ZAP.

Na podstawie komunikatu MFiG "Formularz ZGL_ZAL w e-US- zgłoszenie zamiaru wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem" - opubl. 19 lutego 2026 r. na www.podatki.gov.pl

Oprac. Katarzyna Bogucka