Każda firma chcąc zrealizować swoje cele strategiczne, tworzy służące temu struktury i planuje działania operacyjne. W ramach struktur wyodrębnione zostają poszczególne stanowiska. Te zaś obsadzane są przez pracowników, którym powierza się określony zakres obowiązków. To, czy działania pracownika okażą się efektywne, zależy w dużej mierze od prawidłowego zdefiniowania celów, jakie pracownik ma osiągnąć, wskaźników, które będą służyły pomiarowi uzyskiwanych rezultatów, oraz wyznaczenia pracownikowi właściwych zadań. Cele, wskaźniki i zadania powinny być precyzyjnie sformułowane, tak aby było dla pracownika jasne, czego firma od niego oczekuje.

Opis stanowiska pracy

Kluczową rolę może tu odegrać prawidłowo sporządzony opis stanowiska pracy, do czego nie wszystkie firmy przykładają należytą wagę. W efekcie często w opisie nie wskazuje się celu, dla którego dane stanowisko zostało stworzone oraz efektów, jakich firma na tym stanowisku się spodziewa, a z drugiej strony drobiazgowo opisuje się poszczególne czynności, jakich pracownik ma się podjąć. Taki szczegółowy opis ma w swoim założeniu ułatwić pracę i spowodować, aby osoba zajmująca dane stanowisko na pewno zrobiła wszystko, czego firma od niej oczekuje. Okazuje się jednak, że takie postawienie sprawy wcale nie musi pracownikowi ułatwiać zadania ani też faktycznie służyć realizacji celów firmy. Pracownik czytając tak przygotowany dokument, nie dość, że nie wie, po co i z jakim efektem ma wszystkie wymienione czynności wykonywać, to dodatkowo drobiazgowo zaplanowany zakres obowiązków szybko się dezaktualizuje i w konsekwencji nie odpowiada rzeczywistym potrzebom firmy. Efekt jest taki, że opis stanowiska sobie, a rzeczywistość sobie.