Nie każdy dokument w urzędzie to informacja publiczna

Należy rozróżniać dokumenty urzędowe – mające wpływ na kształtowanie stanowiska organu – od dokumentów wewnętrznych, które służą swobodnej dyskusji i nie wyrażają ostatecznego stanowiska. Uznanie każdego dokumentu za informację publiczną mogłoby sparaliżować pracę urzędów, ograniczając swobodę wymiany poglądów i analiz roboczych.

Charakter publiczny należy przypisać tylko tym informacjom, które odnoszą się do publicznej sfery działalności – tj. tego, że dotyczą realizacji zadań publicznych i interesu publicznego. W świetle art. 6 ust. 1 pkt 4a ustawy o dostępie do informacji publicznej (dalej: u.d.i.p.) taką informacją jest treść i postać dokumentów urzędowych. Przy czym (zgodnie z art. 6 ust. 2 u.d.i.p.) dokumentem urzędowym jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego (w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego), w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy.