trzy pytania

W sprawie wizualizacji faktur zachowałbym ostrożność

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zmienił wykładnię w sprawie wizualizacji w PDF faktur wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur. Poinformowaliśmy o tym w artykule „KSeF. Różnica na wizualizacji nie musi oznaczać pustej faktury” (DGP nr 143/2026). Czy podatnicy mogą otwierać szampana?

Interpretacja jest jak najbardziej korzystna, ale zachowałbym ostrożność. We wszystkich interpretacjach – zarówno wcześniejszych, jak i najnowszej – dyrektor KIS wyraźnie podkreśla, że przy generowaniu wizualizacji należy zadbać o jej spójność z plikiem XML, czytelność oraz brak sprzeczności.

Jak to rozumieć?

Według mnie najistotniejsze jest, aby na wizualizacji w PDF były wszystkie (te same) dane z pliku XML, w logicznym układzie, choć już niekoniecznie takim samym. To oznacza, że nie możemy pominąć treści zawartej w pliku XML, ale jak najbardziej możemy dodać nową, która ma charakter informacyjny i biznesowy, a przy tym nie jest wymagana na podstawie art. 106e ustawy o VAT. Ważne, żeby ta dodatkowa treść nie pozbawiała możliwości zidentyfikowania, kto jest stroną transakcji, jaki jest jej przedmiot (jaki towar lub usługa) oraz jakie są jej podstawowe warunki (czyli dane, których wymaga ustawa o VAT i które wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, takie jak cena, liczba, miara i nazwa towarów). Dlatego już wcześniej pojawiały się równie korzystne interpretacje potwierdzające możliwość „przerabiania” starych layoutów wizualizacji na załączniki do faktury obejmujące dokumenty rozliczeniowe (przykładem jest interpretacja z 20 marca 2026 r., 0113-KDIPT1-2.4012.55.2026.1.JS) czy możliwość stosowania commercial invoice na potrzeby celne (tak wynika z interpretacji z 10 lipca 2026 r., 0112-KDIL1-3.4012.223.2026.2.KK).

Skąd zatem wzięły się obawy skarbówki?

W mojej ocenie najbardziej obawiano się tego, że podatnicy będą zamieszczać w KSeF niezwykle okrojone, podstawowe informacje, a całą resztę będą uwzględniać już nie w pliku XML, tylko na wizualizacji. Takie działanie mogłoby mocno zaburzać spójność i czytelność dokumentów. Nie oznacza to, że na wizualizacji nie można absolutnie niczego dodać. Ministerstwo Finansów wielokrotnie wskazywało, że można dodawać elementy niemające wpływu na schemę. Pojawiło się jednak pytanie: czy jeśli coś mogę objąć schemą (np. informację o rabacie lub o warunkach Incoterms), to zabronione jest podanie tego wyłącznie na wizualizacji? Moim zdaniem nie. Najważniejsze jest, aby dodawana treść miała charakter biznesowy, a więc nie stanowiła elementu faktury wymaganego na podstawie art. 106e ustawy o VAT ani nie wpływała na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku i charakter transakcji. Ważne, żeby dodatkowa treść miała wyłącznie charakter pomocniczy, często związany z warunkami zamówień i indywidualnymi życzeniami kontrahenta co do dodatkowych danych na fakturze oraz by nie była źródłem sprzeczności pomiędzy treścią pliku XML a wizualizacją w PDF. ©℗

Rozmawiała Katarzyna Jędrzejewska

Katarzyna Jędrzejewska

Dziennikarka, redaktor i kierownik działu Podatki w Dzienniku Gazecie Prawnej