Do 31 marca 2023 r. pracodawcy mają termin na złożenie zgłoszenia ZUS ZSWA za 2022 r.

Płatnicy zatrudniający pracowników przy wykonywaniu prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze mają obowiązek sporządzić i przesłać do ZUS formularz ZUS ZSWA za 2022 r. Termin na złożenie tego dokumentu upływa 31 marca 2023 r.

Dane zawarte w formularzu pozwalają ustalić prawo do emerytury pomostowej osoby, za którą były opłacane składki na FEP. 

Kto ma obowiązek złożyć informację ZUS ZSWA za 2022 r.

Formularz zgłoszenia/korekty danych ZUS ZSWA przesyła do ZUS płatnik składek, który w ramach stosunku pracy zatrudnia osoby:

• w szczególnych warunkach lub
• wykonujące prace o szczególnym charakterze

– za które miał w danym roku obowiązek opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

Prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze zostały wymienione w art. 3 ust. 1 i ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych. W formularzu ZUS ZSWA płatnik przekazuje do ZUS dane w zakresie:

• rodzaju wykonywanej przez ubezpieczonego pracy „szczególnej”,
• wymiaru czasu pracy,
• okresów, w których praca „szczególna” była wykonywana w roku kalendarzowym, za który składana jest informacja.

Warto przypomnieć, że na pracodawcach zatrudniających osoby przy pracach „szczególnych” ciążą także inne, dodatkowe obowiązki, m.in.:

• prowadzenie ewidencji pracowników wykonujących tego rodzaju prace,
• comiesięczne opłacanie za nich składki na FEP w wysokości 1,5% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Składki na FEP obligatoryjnie opłacają pracodawcy za ubezpieczonych, którzy urodzili się po 31 grudnia 1948 r. i obecnie są zatrudnieni przy pracach „szczególnych”.

W jakim terminie przekazać formularz do ZUS

Płatnik powinien przesłać do ZUS formularz ZUS ZSWA za dany rok kalendarzowy nie później niż do 31 marca następnego roku kalendarzowego. A zatem informację za 2022 r. należy przekazać najpóźniej do 31 marca 2023 r. 

W niektórych przypadkach termin na złożenie formularza ZUS ZSWA będzie przypadał w innej dacie. Jeżeli:

• pracownik złożył wniosek o przyznanie emerytury pomostowej – formularz należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku o przyznanie tej emerytury,
• pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej przed przekazaniem przez pracodawcę zgłoszenia ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy – w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej płatnik przekazuje do ZUS także zgłoszenie ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy,
• została ogłoszona upadłość lub likwidacja płatnika – formularz należy złożyć nie później niż w dniu złożenia w ZUS formularza wyrejestrowującego płatnika składek,
• upadłość lub likwidacja płatnika nastąpiła przed przekazaniem informacji o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy – w terminie 7 dni od momentu ogłoszenia upadłości lub likwidacji należy przekazać także zgłoszenie ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy (art. 38 ust. 3–6 ustawy o emeryturach pomostowych).

Za których ubezpieczonych należy złożyć ZUS ZSWA

Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze płatnik przekazuje za pracowników, którzy wykonywali taką pracę w roku, którego dotyczy zgłoszenie, i za których były opłacane składki na FEP.

Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (art. 12 ustawy o emeryturach pomostowych). Zalicza się tu m.in.: okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego. Wyłączeniu z okresu wykonywania pracy szczególnej podlegają też m.in.: urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, szkoleniowy, dla poratowania zdrowia, służba wojskowa. A zatem jeżeli pracownik zatrudniony na stanowisku pracy „szczególnej” w danym roku nie przepracował na tym stanowisku ani jednego dnia, z przyczyn wymienionych powyżej, nie należy uwzględniać go w zgłoszeniu ZUS ZSWA składanym za ten rok kalendarzowy.

Natomiast okres urlopu wypoczynkowego jest traktowany na równi z okresem świadczenia pracy i należy uwzględnić go przy ustalaniu okresu pracy „szczególnej” wykazywanej w zgłoszeniu ZUS ZSWA.

W jakiej formie przekazać formularz

Wypełnione zgłoszenie ZUS ZSWA pracodawca powinien przekazać w takiej samej formie, w jakiej składa wszystkie inne dokumenty ubezpieczeniowe. Jeżeli pracodawca jest zobowiązany do przekazywania dokumentów w formie elektronicznej, to w takiej też formie powinien składać informację ZUS ZSWA. 

Joanna Stolarska

prawnik, ekspert prawa ubezpieczeń społecznych