Jak uniknąć konfliktów w sytuacji, gdy jeden pracownik ma wielu przełożonych?

Jestem office managerem w średniej wielkości firmie. Zespół, który mi podlega, to personel administracyjny: recepcjonistki, informatycy, sekretarki, kierowcy członków zarządu. Oprócz tego pracownicy ci mają również wykonywać polecenia kierowników projektów i - oczywiście - polecenia dyrektorów i prezesa firmy. Często któryś z wyżej wymienionych pracowników otrzymuje kilka poleceń od różnych osób i nie wie, co ma najpierw wykonać. Wybór najczęściej jest następujący: wykonywanie w pierwszej kolejności zadań, które brzmią dobitniej lub pochodzą od osób postawionych wyżej w hierarchii. Ostatnio zleciłam jednej z recepcjonistek wykonanie kserokopii dosyć pokaźnych materiałów w jak najkrótszym czasie. Była to bardzo ważna i priorytetowa sprawa. Po chwili zastałam tę recepcjonistkę na... wykonywaniu czynności zleconej przez jednego z dyrektorów. Niestety skończyło się to na kłótni między mną a tym menedżerem, który zlecił recepcjonistce pracę, dla której odłożyła moje zlecenie. Jak w takiej sytuacji zareagować? Jak do takich sytuacji więcej nie dopuścić?